Digitaal wijzigingen indienen voor je vzw via JustAct: zo werkt het in de praktijk.
In onze nieuwsflash gaven we het grote nieuws al kort mee : Sinds 23 juni 2026 kunnen vzw's al hun wijzigingen volledig digitaal indienen via JustAct, het platform van de FOD Justitie binnen Just-on-Web (JOW). Een bestuurswissel, een zetelverplaatsing of een statutenwijziging hoeft niet langer op papier naar de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Dit artikel is bedoeld voor zowel vrijwillige bestuurders van een vzw die zelf hun dossier in orde willen brengen, als voor professionals (boekhouders, advocaten, verenigingsadviseurs) die dossiers beheren voor verschillende verenigingen.
Wat kan je doen met JustAct?
JustAct laat toe om wijzigingen aan je vereniging digitaal door te voeren en automatisch te laten publiceren in het Belgisch Staatsblad. Voor de rechtsvormen die ook digitaal kunnen worden opgericht — de vzw, de VOF, de CommV en het EESV — kan je onder meer:
- een statutaire of niet-statutaire zetelverplaatsing doorvoeren;
- een bestuurder benoemen, een mandaat verlengen of stopzetten;
- de naam of de afkorting van de vereniging wijzigen;
- het voorwerp (doel) van de vereniging aanpassen;
- de duur van de vereniging of de datum van de algemene vergadering wijzigen;
- de communicatiegegevens (e-mailadres, website) aanpassen.
Voor notarieel opgerichte vennootschappen (BV, NV, CV, PS) is voorlopig enkel een beperkte set niet-statutaire wijzigingen mogelijk (zetelverplaatsing, mandaten en communicatiegegevens). De volledige statutaire werking is dus vooral interessant voor vzw's.
Een wijziging die je in JustAct doorvoert, wordt steeds gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Heeft de wijziging betrekking op gegevens die door de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) worden beheerd — mandaten, zetel, naam, duur, datum van de algemene vergadering, communicatiegegevens — dan wordt ook de KBO automatisch bijgewerkt. Louter tekstuele aanvullingen in het publicatiebericht worden niet naar de KBO doorgestuurd.
Wie mag inloggen en wijzigen?
Om in JustAct toegang te krijgen tot het dossier van je eigen vereniging, moet je aan één van deze twee voorwaarden voldoen:
- Je bent mandataris van de vereniging. Concreet betekent dit dat je een officieel mandaat hebt dat geregistreerd is in de KBO: bestuurder, dagelijks bestuurder of (bij vennootschappen) zaakvoerder. Wie als mandataris in de KBO staat, kan rechtstreeks inloggen en het dossier beheren.
- Je werd in JustAct aangesteld als vertegenwoordiger. Een mandataris kan andere personen — die zelf niet in de KBO als mandataris geregistreerd zijn — aanduiden als vertegenwoordiger van de vereniging.
"Onze bestuurder kan niet inloggen" — hoe komt dat?
Een veel voorkomende situatie: een bestuurder of dagelijks bestuurder probeert in te loggen, maar krijgt geen toegang tot het dossier. De oorzaak is bijna altijd dezelfde: die persoon staat (nog) niet als mandataris in de KBO, of het mandaat werd nooit correct geregistreerd. JustAct kijkt immers naar wat officieel in de KBO is opgenomen, niet naar wat in jullie interne verslagen staat.
De oplossing is eenvoudig. Iemand die wél als mandataris in de KBO geregistreerd staat, stelt de betrokken persoon aan als vertegenwoordiger. Dat doet die mandataris zo:
- aanmelden in JustAct via Just-on-Web;
- klikken op de tegel "Volmacht / Delegatie";
- het ondernemingsnummer (KBO-nummer) van de vereniging invullen en klik op 'Volgende';
- Klik op de tegel 'Beheer van vertegenwoordigers';
- de persoon (vertegenwoordiger) toevoegen met zijn rol 'Dossierverantwoordelijke' of 'Dossiervoorbereider'. Dus klik op '+ vertegenwoordiger toevoegen' en vul de gegevens van de persoon aan, klik vervolgens op 'Opslaan'. De nieuwe vertegenwoordiger zal onderaan in de lijst verschijnen;
Deze aanstelling is éénmalig en geldt voor alle volgende dossiers. Vanaf dan kan de aangestelde vertegenwoordiger zelf inloggen en aan de slag.
De rollen: dossierverantwoordelijke versus dossiervoorbereider
Bij het aanstellen van een vertegenwoordiger kies je tussen twee rollen:
- Dossierverantwoordelijke: kan alles, inclusief ondertekenen, betalen en het dossier indienen.
- Dossiervoorbereider: bereidt het dossier voor, maar zal (in de toekomst) niet kunnen ondertekenen, betalen of indienen.
Op dit ogenblik hebben beide rollen nog dezelfde bevoegdheden. In de toekomst zal de dossiervoorbereider het dossier echter moeten overdragen aan een dossierverantwoordelijke om het af te ronden. Houd daar nu al rekening mee bij het verdelen van de rollen.
Wil een mandataris het beheer van de toegangen niet zelf doen, dan kan hij een toegangsverantwoordelijke aanstellen. Die persoon staat dan op zijn beurt in voor het aanduiden van de vertegenwoordigers.
Een dossier beheren voor een andere vereniging (mandaat / volmacht)
Werk je als professional of als koepel voor verschillende verenigingen, dan beheer je dossiers van organisaties waarvan je zelf geen mandataris of vertegenwoordiger bent. Daarvoor voorziet JustAct een volmachtsysteem. Twee begrippen zijn hierbij belangrijk:
- Lasthebber: de onderneming (bv. je kantoor) die de volmacht krijgt en het dossier zal beheren.
- Lastgever: de vereniging die de volmacht geeft.
Stap 1 — Vertegenwoordigers aanstellen (bij de lasthebber). Een mandataris van het kantoor (de lasthebber) meldt zich aan, klikt op "Volmacht / Delegatie", vult het eigen KBO-nummer in en stelt via "Beheer van vertegenwoordigers" de medewerkers aan die de dossiers zullen behandelen. Deze stap is eenmalig.
Stap 2 — Een volmacht aanvragen. Een vertegenwoordiger van het kantoor klikt op "Een volmacht aanvragen" en maakt een nieuw verzoek aan. Hij vult het KBO-nummer van de vereniging (lastgever), de taal, het e-mailadres van de vereniging en de duur van de volmacht in. JustAct maakt automatisch een volmacht aan en verzendt per e-mail een aanvraag naar de vereniging.
En klik vervolgens op 'nieuw verzoek'. Geef dan de ondernemingsnummer van het volmachthebbende bedrijf in en bewaar.
Stap 3 — De volmacht laten goedkeuren. Een mandataris van de vereniging (lastgever) — iemand die in de KBO als mandataris bekend staat — klikt op de link in de e-mail, meldt zich aan en keurt de volmacht goed. Vanaf dat moment heeft het kantoor toegang tot het dossier.
De volmacht geldt voor alle vertegenwoordigers van het kantoor en hoeft niet voor elke wijziging opnieuw te worden aangevraagd. Let wel: het effectief ondertekenen van de volmacht zal pas mogelijk zijn zodra de nieuwe tekenoplossing met MyGov beschikbaar is. Tot dan krijgt een goedgekeurde aanvraag de status "ondertekend" (= goedgekeurd).
In de volgende blog vind je het stappenplan voor een wijziging doorvoeren (als mandataris of vertegenwoordiger).
