Digitaal wijzigingen indienen voor je vzw via JustAct: Stappenplan
Stap voor stap: een wijziging doorvoeren
Eénmaal je toegang hebt als vertegenwoordiger of als mandataris, volg je onderstaand stappenplan.
Wat heb je nodig?
- Een digitale identiteit om aan te melden: eID met kaartlezer, itsme of MyGov. Aanmelden gebeurt via Just-on-Web.
- Een kaartlezer en je eID-kaart om te ondertekenen. Op dit ogenblik kan een dossier enkel ondertekend worden met een eID-kaartlezer en eID-kaart. In de nabije toekomst zal ondertekenen ook kunnen via de nieuwe MyGov-toepassing van de FOD BOSA, zonder kaartlezer.
- Het KBO-nummer van de vereniging.
- De onderbouwende documenten: het ondertekende uittreksel van de notulen (zie verder) en, bij een statutaire wijziging, de gecoördineerde statuten.
- Een betaalmiddel voor de publicatiekosten. De betaling gebeurt elektronisch in JustAct via Worldline.
- Meld je aan in JustAct via Just-on-Web (met eID, itsme of MyGov).
- Klik op de tegel "Een bestaande onderneming aanpassen".
- Klik op "Nieuwe aanvraag" en vervolgens op "Wijziging van een onderneming".
- Geef het KBO-nummer in van de vereniging waarvoor je het dossier wil wijzigen. JustAct toont de gegevens zoals ze in de KBO staan.
- Voer de wijziging in:
- Wijzigingen die de KBO bijwerken (mandaten, zetel, naam, duur, datum algemene vergadering, communicatiegegevens) geef je in via de basisschermen. Klik op het potlood-icoon bij het betrokken gegeven en vul de nieuwe gegevens in. JustAct genereert dan automatisch de tekst voor het publicatiebericht.
- Wijzigingen die de KBO niet bijwerken (bv. een aanpassing van het voorwerp of een tekstuele aanvulling) geef je rechtstreeks in op het scherm van het publicatiebericht: kies een rubriek en typ of plak de te publiceren tekst.
- Voeg de nodige documenten toe (zie hieronder).
- Onderteken het dossier (met eID-kaartlezer), betaal de publicatiekosten en dien het dossier in.
Na indiening wordt de wijziging gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad — doorgaans binnen één tot twee werkdagen — en wordt de KBO binnen enkele uren bijgewerkt.
Welke documenten moet je opladen, en hoe ondertekend?
JustAct verwacht dat je de beslissing onderbouwt. Concreet voeg je toe:
Als basis voor de wijziging (bewijs van de beslissing):
- een uittreksel van de notulen van de bevoegde vergadering (algemene vergadering, bestuursorgaan, …) waarin de beslissing werd genomen; of
- een beslissing van een mandataris (bijvoorbeeld bij een vrijwillig ontslag).
Deze stukken mogen manueel (op papier, daarna ingescand) óf elektronisch ondertekend worden. Een gescande versie van een met de hand ondertekend uittreksel volstaat dus, net zoals een elektronische handtekening.
Als bijlage bij de neerlegging:
- de gecoördineerde statuten wanneer de wijziging de statutaire bepalingen aanpast (verplicht);
- eventueel andere documenten die de wijziging vereisen.
Let goed op met persoonsgegevens: enkel familienaam, voornaam en woon- of zakelijk adres worden gepubliceerd. Vermijd dat overbodige persoonsgegevens (rijksregisternummers, geboortedata, …) in je opgeladen documenten staan. Als indiener blijf je daar zelf verantwoordelijk voor.
Specifieke aandachtspunten voor vzw's
Een vzw heeft een aantal eigen spelregels die JustAct mee bewaakt:
- Minimum aantal bestuurders. Een vzw moet minstens drie bestuurders hebben. Telt de vereniging minder dan drie leden, dan volstaan twee bestuurders.
- Cumulverbod. Eenzelfde fysieke persoon mag binnen dezelfde vereniging niet meerdere bestuursmandaten bekleden. Een bestuurder mag wél daarnaast een mandaat van dagelijks of gedelegeerd bestuurder opnemen.
- Vaste vertegenwoordiger. Treedt een rechtspersoon op als bestuurder, dan moet diens vaste vertegenwoordiger een fysieke persoon zijn. Een cascade van rechtspersonen is niet toegelaten.
- Statutair versus niet-statutair. Een statutaire wijziging raakt aan gegevens die in de statuten staan (gewest van de zetel, naam, duur, datum algemene vergadering, voorwerp, rechtsvorm). Een niet-statutaire wijziging gaat bijvoorbeeld over het concrete adres of de bestuurders. Statutaire wijzigingen kan je via JustAct enkel doorvoeren voor rechtsvormen die ook met JustAct kunnen worden opgericht — wat voor de vzw het geval is.
- Nog niet aangepast aan het WVV? Is je rechtsvorm van rechtswege omgezet maar nooit formeel aangepast aan het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dan kan je niet-statutaire wijzigingen rechtstreeks doorvoeren. Voor een statutaire wijziging moet je de statuten eerst in lijn brengen met het WVV — dat kan je in dezelfde beweging mee opnemen.
Een fout rechtzetten
Merk je ná indiening en betaling dat er een fout in het dossier zit (bijvoorbeeld een verkeerd huisnummer)? Dan geldt als algemene regel dat je een nieuwe, betalende wijziging doorvoert. Daarbij wordt een nieuw publicatiebericht aangemaakt en wordt de KBO desgevallend opnieuw aangepast.
Was de fout te wijten aan een technisch probleem van de toepassing zelf (een bug), dan kan je via het contactformulier van het Belgisch Staatsblad de terugbetaling van de publicatiekosten vragen.
Handleiding en meer info
De FOD Justitie stelt een uitgebreide handleiding ter beschikking. Bijzonder nuttig is de stappenhandleiding over het wijzigen van ondernemingsdossiers: Wat moet ik doen om ondernemingsdossiers te kunnen wijzigen met JustAct? (PDF). Daarnaast vind je op de FAQ-pagina van JustAct antwoorden op de meest voorkomende vragen.
Heb je twijfels over de inhoud van je beslissing, je statuten of de juiste volgorde van de stappen? Laat je dan begeleiden. Een verkeerde neerlegging rechtzetten kost immers tijd én een nieuwe publicatie. Vraag hier je vrijblijvende offerte voor begeleiding aan.
Nog vragen? Raadpleeg dan de FAQ hier.
