Neerleggingen ter griffie - Welke controles?
Belangrijke beslissingen van een vzw (bv. statutenwijzigingen, benoemingen van bestuurders,…) moeten worden neergelegd op de griffie van de Ondernemingsrechtbank om te worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en te worden ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).
De griffie kijkt de ingediende stukken na en focust zich op de vormvereisten. Op 23 oktober 2023 verduidelijkte een omzendbrief wat de griffie precies controleert.
Controles
Samengevat controleert de griffie vier zaken:
Controle leidinggevende functies
De griffie van de ondernemingsrechtbank moet sinds de nieuwe omzendbrief de identiteit van de leidinggevende functies controleren.
Met “leidinggevende functies” worden de bestuurders en eventuele dagelijks bestuurders van de vzw bedoeld, die benoemd of vervangen worden.
Hiervoor kan een kopie van de ID gevraagd worden van beide zijden van de identiteitsdocumenten.
Wanneer het niet mogelijk is om een kopie neer te leggen van het lid van het bestuursorgaan dat wordt vervangen (vb. de ontslagnemende bestuurder kan niet meer worden gecontacteerd of weigert medewerking), moet een lid van het bestuursorgaan dat de vzw vertegenwoordigt een verklaring opmaken en tekenen waarop de reden vermeld staat waarom dergelijke kopie niet kan worden neergelegd.
Controle neerlegger
De neerlegger die zich aanmeldt bij de griffie om stukken neer te leggen of de stukken per post verstuurt, moet zichzelf identificeren op volgende manier:
- De overhandiging van een document met persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voormaan, rijksregisternummer/nummer geldig internationaal paspoort, adres);
- Persoonlijke identiteitsdocumenten laten zien op de griffie;
- Wanneer de stukken worden neergelegd door gevolmachtigden die optreden in naam van de vzw (bv. advocaat) wordt de identiteit van die gevolmachtigden ook gecontroleerd. De gevolmachtigde moet in het bezit zijn van een origineel getekende bijzondere volmacht die specifiek betrekking heeft op de neerlegging van het neer te leggen stuk. (niet nodig voor notarissen)
Adrescontrole
Wanneer er een oprichtingsakte of akte tot wijziging wordt neergelegd van het adres van de zetel moet de griffie het opgegeven adres controleren in de authentieke bron van adressen BeST. De vzw moet hier zelf niets voor ondernemen.
Controle bestuursverboden
Sinds 1 augustus 2023 moet de griffie via het centraal register van bestuursverboden het bestaan van een bestuursverbod controleren bij benoemingen. Wanneer er een bestuursverbod is uitgesproken, weigert de griffie de benoeming van een persoon als (dagelijks) bestuurder of vaste vertegenwoordiger.
Een Belgisch bestuursverbod is eenvoudig te controleren door de griffie. De controle van een buitenlands bestuursverbod door de griffie kan langer duren. Daarom dient de vzw een verklaring op te stellen wanneer men iemand wil benoemen als (dagelijks) bestuurder. In deze verklaring moet vermeld worden dat er geen bestuursverbod werd uitgesproken door een buitenlands rechtscollege. Hiervoor kan dit model gebruikt worden. Wanneer de griffie deze verklaring niet ontvangt, kan de griffie zelf de controle doen, maar wordt de publicatie van de benoeming vertraagd waardoor de goede werking van de vzw kan worden verstoord.
Meer weten?
Op zoek naar nog meer info over de richtlijnen voor een neerlegging ter griffie? Raadpleeg dan ons uitgebreid blogbericht.
