FAQ van Digitale indiening van wijzigingen voor je vzw via JustAct
Wie mag inloggen in JustAct voor onze vzw?
Twee groepen kunnen inloggen en het dossier beheren. Ten eerste de mandatarissen die in de KBO geregistreerd staan (bestuurders, dagelijks bestuurders). Ten tweede de personen die door zo'n mandataris in JustAct werden aangesteld als vertegenwoordiger.
Onze bestuurder geraakt niet binnen. Wat nu?
Dan staat die persoon hoogstwaarschijnlijk niet (correct) als mandataris in de KBO. Een collega-bestuurder die wél in de KBO geregistreerd is, stelt hem via de tegel "Volmacht / Delegatie" → "Beheer van vertegenwoordigers" aan als vertegenwoordiger. Daarna kan hij inloggen.
Aan wie geef je een mandaat, en hoe?
Een in de KBO geregistreerde mandataris stelt de gewenste persoon aan als vertegenwoordiger en kiest daarbij de rol "Dossierverantwoordelijke" (mag alles) of "Dossiervoorbereider" (bereidt enkel voor). De aanstelling gebeurt via de tegel "Volmacht / Delegatie" en is eenmalig: ze geldt voor alle volgende dossiers.
Wat is het verschil tussen een dossierverantwoordelijke en een dossiervoorbereider?
De dossierverantwoordelijke kan het dossier ondertekenen, betalen en indienen. De dossiervoorbereider bereidt enkel voor. Vandaag hebben beide nog dezelfde rechten, maar in de toekomst zal enkel de dossierverantwoordelijke kunnen afronden.
Kan een boekhouder of adviseur het dossier voor ons beheren?
Ja. Daarvoor moet jouw vereniging (lastgever) een volmacht geven aan het kantoor (lasthebber). Het kantoor vraagt de volmacht aan via JustAct; een mandataris van je vereniging keurt ze goed via de link in de ontvangen e-mail. Daarna beheert het kantoor jullie dossiers.
Moeten we voor elke wijziging opnieuw een volmacht of mandaat aanvragen?
Neen. Zowel de aanstelling als vertegenwoordiger als de volmacht aan een kantoor is eenmalig en geldt voor alle volgende dossiers.
Wat hebben we nodig om aan te melden en te ondertekenen?
Aanmelden kan met eID en kaartlezer, itsme of MyGov. Ondertekenen kan op dit ogenblik enkel met een eID-kaartlezer en eID-kaart. Ondertekenen via de MyGov-toepassing (zonder kaartlezer) komt eraan.
Welke documenten moeten we opladen?
- Als basis: het ondertekende uittreksel van de notulen waarin de beslissing werd genomen, of de ondertekende beslissing van een mandataris.
- Als bijlage: bij een statutaire wijziging verplicht de gecoördineerde statuten, en eventueel andere vereiste stukken.
Hoe moeten die documenten ondertekend zijn?
Manueel of elektronisch. Een ingescand, met de hand ondertekend uittreksel volstaat, net zoals een elektronisch ondertekend document.
Wat kost het en wanneer is de wijziging zichtbaar?
Je betaalt de publicatiekosten elektronisch in JustAct (via Worldline). De publicatie in het Belgisch Staatsblad volgt doorgaans binnen één tot twee werkdagen; de KBO wordt waar nodig binnen enkele uren bijgewerkt.
We hebben een fout gemaakt na het indienen. Kunnen we dat corrigeren?
Ja, door een nieuwe (betalende) wijziging door te voeren. Enkel bij een aantoonbare technische fout van de toepassing kan je via het contactformulier van het Belgisch Staatsblad terugbetaling vragen.
Hoeveel bestuurders moet onze vzw minstens hebben?
Minstens drie. Heeft de vzw minder dan drie leden, dan volstaan twee bestuurders.
Waar vinden we de officiële handleiding?
In de handleiding van JustAct (PDF) en op de FAQ-pagina van JustAct.
Vragen over een concrete wijziging van jouw vereniging? Het team van Vereniginginfo helpt vzw's en feitelijke verenigingen graag verder.
