Statutenwijziging - Waar op letten?
Het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen zorgt voor nieuwe regels voor bestaande VZW’s. Dat zijn VZW’s die opgericht zijn voor 1 mei 2019.
Op basis daarvan moet sowieso elke bestaande VZW haar statuten aanpassen voor 1 januari 2024 aan deze nieuwe regels.
Waar moeten VZW’s op letten bij een statutenwijziging?
Wie moet initiatief nemen om de statuten aan te passen?
In principe neemt het bestuursorgaan van de VZW het initiatief om een ontwerp van statutenwijziging, conform de nieuwe regels, voor te bereiden.
Vervolgens moeten deze gewijzigde statuten aan de algemene vergadering van de VZW worden voorgelegd ter goedkeuring. Uitzonderlijk kan ook het bestuursorgaan een statutenwijziging doorvoeren.
Statutenwijziging door buitengewone algemene vergadering
De statuten kunnen gewijzigd worden tijdens een “buitengewone algemene vergadering”.
Voor die statutenwijziging gelden een aantal voorwaarden die allemaal samen vervuld moeten zijn:
- de voorgestelde wijzigingen moeten nauwkeurig zijn aangegeven in de oproeping
- ten minste twee derde van de leden moet op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is deze voorwaarde niet vervuld, dan is een tweede bijeenroeping nodig en de nieuwe vergadering beraadslaagt en besluit op geldige wijze, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De tweede vergadering mag niet binnen vijftien dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden.
- Een wijziging is alleen dan aangenomen, wanneer zij twee derde van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen waarbij onthoudingen noch in de teller noch in de noemer worden meegerekend.
- Indien de statutenwijziging betrekking heeft op het voorwerp of het belangeloos doel van de vereniging, is zij alleen dan aangenomen, wanneer zij vier vijfde van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend.
Statutenwijziging door bestuursorgaan
Het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen laat ook een aantal statutenwijzigingen overlaat aan het bestuursorgaan.
Het gaat om o.a. volgende beslissingen:
- verplaatsen van de zetel als het adres van de zetel in de statuten was opgenomen (indien deze verplaatsing geen wijziging van de taal van de statuten tot gevolg heeft);
- e-mailadres en website van de VZW wijzigen als ze in de statuten staan;
- aanpassen verwijzing naar de laatste goedgekeurde versie van het intern reglement.
Omdat het bestuursorgaan een collegiaal orgaan is, moet de meerderheid van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn om geldig te kunnen beraadslagen. (In de statuten kan men hiervan afwijken. Men kan een strenger aanwezigheidsquorum opleggen voor bepaalde of alle beslissingen, maar men kan ook bepalen dat er geen aanwezigheidsquorum vereist is voor bepaalde of alle beslissingen.)
De beslissingen binnen het bestuursorgaan worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, tenzij de statuten anders zouden bepalen.
Neerlegging en publicatie
De statutenwijziging moet worden bekendgemaakt. Dat gebeurt via neerlegging in het verenigingsdossier ter griffie van de ondernemingsrechtbank en publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Voor een bekendmaking en neerlegging van een statutenwijziging gebruikt men aanvraagformulieren I en II en bijhorende bijlages (zoals een gecoördineerde versie van de statuten, uittreksels uit de notulen,…).
Meer info over de statuten van een VZW ontdek je in ons handig stappenplan.
