Schriftelijke besluitvorming in een VZW - Hoe werkt dat?

Geschreven op door Steven Matheï
Categorie VZW's

Schriftelijke besluitvorming is al langer mogelijk voor het bestuursorgaan van de VZW. Tijdens de coronacrisis werd ook schriftelijke besluitvorming voor de algemene vergadering mogelijk gemaakt. 

Bestuursorgaan

De mogelijkheid om als bestuursorgaan schriftelijk te vergaderen was reeds voorzien in het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen.

Het bestuursorgaan kan schriftelijk beslissen bij eenparigheid. Dat wil zeggen dat elke bestuurder akkoord moet gaan met een beslissing, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.

Voorbeeld: Harmonie Solsleutel VZW wil een trompet aankopen. Eén van de bestuurders stoot op een unieke aanbieding. Normaal moet de beslissing tot aankoop genomen worden in het bestuursorgaan. Indien men het voorstel van beslissing rondstuurt naar alle bestuurders (bv aankoop trompet bij leverancier X tegen de prijs van 1495 euro) én alle bestuurders hierop schriftelijk reageren dat ze zich akkoord verklaren, is er een geldige schriftelijke beslissing.

Algemene vergadering

Tijdens de coronacrisis werd ook schriftelijke besluitvorming voor de algemene vergadering van de VZW mogelijk gemaakt. 
 
Het bestuursorgaan heeft nu de mogelijkheid om te beslissen om de algemene vergadering van de VZW schriftelijk te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn. 

Voorwaarden:

  • Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.
  • Het is niet toegelaten een schriftelijke algemene vergadering te organiseren in geval van statutenwijzigingen.
  • De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de leden fysiek samenkomen.
  • De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.
Steven Matheï
VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.