Schriftelijk vergaderen in een VZW - Hoe werkt dat?
Zowel het bestuursorgaan als de algemene vergadering van een VZW kan schriftelijk vergaderen, zonder dat dit in de statuten moet opgenomen zijn.
Bestuursorgaan
Het bestuursorgaan van een VZW kan schriftelijk beslissen bij eenparigheid. Dat wil zeggen dat elke bestuurder akkoord moet gaan met een beslissing, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.
Voorbeeld: Harmonie Solsleutel VZW wil een trompet aankopen. Eén van de bestuurders stoot op een unieke aanbieding. Normaal moet de beslissing tot aankoop genomen worden in het bestuursorgaan. Indien men het voorstel van beslissing rondstuurt naar alle bestuurders (bv aankoop trompet bij leverancier X tegen de prijs van 1495 euro) én alle bestuurders hierop schriftelijk reageren dat ze zich akkoord verklaren, is er een geldige schriftelijke beslissing.
Algemene vergadering
Ook voor de algemene vergadering van een VZW is schriftelijke besluitvorming mogelijk.
Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering van de VZW schriftelijk te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn.
Voorwaarden:
- Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.
- Het is niet toegelaten een schriftelijke algemene vergadering te organiseren in geval van statutenwijzigingen.
Let op: Andere beslissingen die met bijzondere meerderheid moeten genomen worden (bijvoorbeeld de uitsluiting van een lid of de ontbinding van een VZW) kunnen wel schriftelijke genomen worden. Dat bevestigde de minister van Justitie onlangs in een antwoord op een parlementaire vraag.
- De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de leden fysiek samenkomen.
- De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.
