Ondertekenen notulen bestuursorgaan - Wat, door wie, wanneer en hoe?
Wat?
Van de samenkomst van het bestuursorgaan van een VZW worden er notulen opgesteld. Deze notulen leggen schriftelijk vast wat er tijdens de vergadering van het bestuursorgaan werd besloten.
Voorbeeld: men beslist een trompet aan te kopen bij leverancier A tegen de prijs van € 995.
Deze notulen moeten, sinds het nieuwe WVV, worden ondertekend.
Wanneer men de notulen tekent, wil dat niet zeggen dat men het eens is met de besluiten van de vergadering. Door het tekenen van de notulen geeft men enkel aan dat men akkoord gaat met de wijze van formuleren.
Door wie?
De notulen van het bestuursorgaan moeten worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. Dit staat zo in de wet.
Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
Wanneer?
Deze notulen moeten worden opgesteld tegen het einde van de vergadering zodat ze onmiddellijk kunnen worden ondertekend.
Dit blijkt duidelijk uit verdere toelichting van de Minister van Justitie.
Dit wil niet zeggen dat ze na de vergadering van het bestuursorgaan niet verder uitgediept kunnen worden. Men kan ze verder uitwerken na de vergadering (en na de ondertekening) en dit vervolgens op de volgende vergadering van het bestuursorgaan voorleggen. Deze bespreking maakt dan weer deel uit van de notulen van deze volgende vergadering.
Hoe?
Door de coronacrisis wordt er steeds vaker elektronisch vergaderd door het bestuursorgaan. Omdat de notulen van een bestuursorgaan op het einde van de vergadering moeten worden ondertekend, kan dit in geval van een elektronische vergadering niet handgeschreven. Een instemmingsmail is in dat geval al voldoende om de notulen te tekenen.
