Onbetaalde facturen - Eerste herinneringsbrief gratis
Sinds 1 september 2023 is er een nieuwe wetgeving van kracht waardoor de eerste herinnering die een onderneming naar een consument stuurt voor een onbetaalde factuur gratis moet zijn.
Deze nieuwe wetgeving is ook van toepassing op verenigingen die op duurzame wijze een economisch doel nastreven.
Bijvoorbeeld: VZW Red het Klimaat heeft een webshop waar men T-shirts met opschriften i.v.m. het klimaat verkoopt. Wanneer een consument een T-shirt bij hen aankoopt maar niet betaalt, moet ook deze VZW eerst een gratis herinnering naar de consument sturen alvorens extra kosten aan te rekenen.
Gratis eerste herinneringsbrief
De eerste herinnering die een vereniging (die op duurzame wijze een economisch doel nastreeft) naar een consument stuurt voor een onbetaalde factuur moet sinds 1 september 2023 gratis zijn indien de overeenkomst op of na 1 september 2023 werd afgesloten.
Er geldt vandaag nog een overgangsperiode tot 1 december 2023 voor contracten afgesloten voor die datum.
Opgelet: voor overeenkomsten met een regelmatige levering van goederen of diensten kunnen slechts drie gratis herinneringen per jaar worden verstuurd. Als de consument voor een vierde factuur een herinnering ontvangt, kan gevraagd worden om een vergoedingen te betalen. Die bedraagt max. 7,5 euro plus portokosten.
Welke gegevens moeten zeker in de herinneringsbrief staan:
- de verschuldigde hoofdsom en het vergoedingsbedrag dat gevorderd wordt in geval van niet-betaling binnen 14 dagen;
- de naam of benaming en het ondernemingsnummer van de schuldeiser;
- een beschrijving van de goederen of diensten die het voorwerp zijn van de schuld en de datum van opeisbaarheid van de schuld;
- de termijn waarbinnen de factuur moet worden betaald voordat er een vergoeding wordt geëist.
14 dagen
Na de eerste herinnering heeft de consument 14 kalenderdagen de tijd om de factuur te betalen. Tijdens die periode mogen er geen kosten of interesten worden aangerekend.
Deze 14 kalenderdagen gaan in op de 3e werkdag na verzending van de herinnering om te betalen. Bij herinneringen die via elektronische weg verstuurd worden, begint de termijn van 14 kalenderdagen op de kalenderdag die volgt op de dag dat de herinnering werd verzonden.
Tweede herinnering
Heeft de consument na die periode van 14 kalenderdagen de schuld nog niet betaald, dan kan er een tweede herinnering gestuurd worden. Daarbij kan wel onder bepaalde voorwaarden een forfaitaire vergoeding en/of een verwijlinterest voor te late betaling aangerekend worden. Deze bedragen worden geplafonneerd.
De forfaitaire vergoeding is bedoeld om alle kosten van de minnelijke invordering te dekken.
De forfaitaire vergoeding mag de volgende bedragen niet overschrijden:
- 20 euro als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk aan 150 euro is;
- 30 euro plus 10 % van het verschuldigde bedrag als dat bedrag tussen 150,01 en 500 euro ligt;
- 65 euro plus 5 % van het verschuldigde bedrag als dat bedrag hoger is dan 500 euro (met een maximum van 2.000 euro).
Er kunnen verwijlinteresten worden aangerekend om de schuldeiser te vergoeden voor het feit dat hij niet binnen de overeengekomen termijn over het bedrag kon beschikken.
Deze mogen niet hoger zijn dan de interesten tegen de referentierentevoet vermeerderd met acht procent.
