Nieuw: ook het (eventuele) dagelijks bestuur van de VZW kan elektronisch of schriftelijk vergaderen
Schriftelijk dagelijks bestuur
Een VZW kan ervoor kiezen om een dagelijks bestuur te installeren. De coronamaatregelen zorgen ervoor dat dit dagelijks bestuur niet zomaar fysiek kan samenkomen. De mogelijkheid om een vergadering van het dagelijks bestuur schriftelijk te organiseren, kan je niet expliciet terugvinden in de wet. Maar de minister van Justitie bevestigt in een antwoord op een parlementaire vraag dat ook het dagelijks bestuur van een VZW schriftelijk kan vergaderen. En dit zowel tijdens als na corona.
Voorwaarden
- Alle dagelijks bestuurders moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.
- De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de dagelijks bestuurders fysiek samenkomen.
- De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.
Elektronisch dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur kan (zowel tijdens als na corona) elektronisch beraadslagen, zonder dat dit in de statuten werd opgenomen. Ook dit werd bevestigd door de minister van Justitie in een antwoord op een parlementaire vraag.
Voorwaarden
- Het dagelijks bestuur moet door het bestuursorgaan op een correcte manier worden samengeroepen.
- Het moet daarbij duidelijk zijn hoe het dagelijks bestuur concreet wordt georganiseerd (bv. Via telefoon of via een digitale tool zoals "Teams", "Zoom", "Skype",…).
- Het gebruikte communicatiemiddel moet het toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van "Zoom", "Teams", "Skype",...). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon.
- Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de dagelijks bestuurders rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen.
- Ook moet het elektronisch communicatiemiddel de dagelijks bestuurders in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij de VZW in de oproeping van het dagelijks bestuur motiveert dat ze niet over zulk communicatiemiddel beschikt (tijdelijke bepaling tot 30 juni 2021).
- Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van het dagelijks bestuur.
Dit kon al sinds eind december 2020: schriftelijk en elektronische vergaderen door de algemene vergadering en het bestuursorgaan
Eind december 2020 werd er een nieuwe regeling uitgewerkt waardoor een VZW een schriftelijke of elektronische (bv. via Teams, Zoom, Skype,…) algemene vergadering kan organiseren, ook wanneer dit niet opgenomen is in de statuten. Deze schriftelijke en elektronische algemene vergaderingen zullen ook na corona mogelijk blijven.
Een schriftelijke en elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan was reeds mogelijk, ook wanneer dit niet in de statuten werd opgenomen.
Op zoek naar meer info over de schriftelijke en elektronische algemene vergadering en vergadering van het bestuursorgaan? Kijk dan hier.
