Neerleggingen voor een VZW bij de rechtbank - Wat is de taak van de griffie?
Wat moet er neergelegd worden?
Bepaalde beslissingen in de VZW moeten neergelegd worden in het verenigingsdossier. Het verenigingsdossier bevindt zich op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit wil zeggen dat de documenten betreffende die beslissingen per post opgestuurd moeten worden naar de bevoegde ondernemingsrechtbank.
Volgende stukken moeten binnen de dertig dagen neergelegd worden:
- de oprichtingsakte;
- de eerste versie van de tekst van de statuten samen met de oprichtingsakte, en de bijgewerkte en gecoördineerde tekst van de statuten samen met iedere statutenwijziging;
- het uittreksel uit de oprichtingsakte
- het uittreksel uit de akten betreffende de benoeming en ambtsbeëindiging van de bestuurders en, in voorkomend geval, van de personen gemachtigd om de VZW te vertegenwoordigen; en in voorkomend geval, het uittreksel uit de akten betreffende de benoeming en ambtsbeëindiging van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen; en in voorkomend geval, het uittreksel uit de akten betreffende de benoeming en ambtsbeëindiging van de commissarissen.
- de beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de VZW, de vereffening ervan, de benoeming en ambtsbeëindiging van de vereffenaars, de vereffeningsvoorwaarden, de sluiting of de heropening van de vereffening en de bestemming van het actief; de rechterlijke beslissingen moeten slechts bij het dossier worden gevoegd als zij in kracht van gewijsde zijn gegaan of uitvoerbaar zijn bij voorraad;
- het uittreksel uit de onder 5° bedoelde beslissingen, dat de rechter, de datum en het dispositief van de beslissing vermeldt;
- het uittreksel uit de akten en beslissingen betreffende de benoeming en ambtsbeëindiging van de vereffenaars, dat hun naam, voornaam en woonplaats, of, ingeval het een rechtspersoon betreft, hun naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer en zetel vermeldt;
- de jaarrekening (van zeer kleine VZW’s)
- de beslissingen en akten betreffende de omzetting van een vennootschap of een IVZW in een VZW die overeenkomstig boek 14 tot stand komen;
- de wijzigingen in de in 1°, 4°, 7°, 8° en 9°, bedoelde akten, stukken en beslissingen.
Bepaalde beslissingen die neergelegd worden ter griffie worden ook bekend gemaakt in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad binnen de tien dagen na neerlegging. Dit is de verantwoordelijkheid van de ambtenaren. Het gaat om de onderdelen die cursief zijn in de opsomming van de neer te leggen documenten hierboven.
Hoe moet het neergelegd worden?
De neerlegging gebeurt via aanvraagformulier I en II en de bijhorende bijlages (zoals een gecoördineerde versie van de statuten, uittreksels uit de notulen,…). De meest recente versie van deze formulieren kan je hier terugvinden.
Via onze modeldocumenten helpen we je met het invullen van deze aanvraagformulieren.
Wat is de taak van de griffie?
De formulieren I en II worden door de griffie van de ondernemingsrechtbank nagekeken en kunnen teruggestuurd worden indien men van oordeel is dat ze fouten bevatten.
Maar wat mag de griffie nu precies nakijken en waar mogen ze niet over oordelen?
De controle uitgeoefend door de griffies van de ondernemingsrechtbanken berust op vier principes:
- nagaan of het neergelegde stuk moet worden neergelegd krachtens de wet;
- nagaan of de juiste formulieren daadwerkelijk gebruikt en correct ingevuld werden;
- nagaan of de betalingswijze daadwerkelijk in acht genomen werd;
- nagaan of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen correct opgegeven werden.
