De uitnodiging voor een (digitale) algemene vergadering dient minstens 15 dagen voorafgaand op de datum van de vergadering naar alle leden en bestuurders verstuurd te worden.

Hier kan je een voorbeeld vinden van een uitnodiging van een digitale vergadering. 

We vermelden :

1. Alle VZW-gegevens die op ieder officieel document moeten staan: 

• de naam van de VZW, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “VZW”.
• de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de VZW.  
• het ondernemingsnummer.
• het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de VZW.
• in voorkomend geval het e-mailadres en de website van de VZW.
• en, in voorkomend geval, het feit dat de VZW in vereffening is.

2. De datum, uur en plaats van de algemene vergadering.

3. De vermelding met welk elektronisch communicatiemiddel er gebruikt gaat worden, evenals de link waarmee toegang verkregen kan worden.

4. Wie werd aangeduid als het Bureau van de algemene vergadering (doorgaans zijn dit 2 bestuurders): De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet louter langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden van het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en zij zijn verantwoordelijk om de geldige samenstelling van de vergadering te controleren. Er is nergens wettelijk bepaald wie dit moet zijn. Je kan hiervoor bijvoorbeeld enkele kernleden kiezen (voorzitter, secretaris, penningmeester,…).

5. De agendapunten.

6. Eventuele bijlagen worden mee verstuurd met de uitnodiging (bv de statuten, intern reglement) als deze goedgekeurd moeten worden.

7. De leden kunnen zich bij afwezigheid op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid of, indien de statuten het toelaten, door een persoon die geen lid is. Hiervoor kan er een volmachtformulier meegestuurd worden.

8. Datum van uitnodiging en handtekening van uitnodigende bestuurder (optioneel en mag ook een digitale handtekening zijn).

Bekijk hier het modeldocument.

Lees ook onze eerdere blogs hierover. Of gaat je vergadering fysiek door? Klik hier.

Steven Matheï

VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.