Langs elektronische weg stemmen vóór de algemene vergadering - Wat met het aanwezigheidsquorum?
De algemene vergadering van een VZW: drie mogelijkheden
De algemene vergadering van een VZW moet minstens 1x per jaar ‘samenkomen’ voor o.a. de goedkeuring van de jaarrekening en dit uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Zo staat het vermeld in de wet. Daarnaast komt de algemene vergadering in vele VZW's bijkomend samen, bijvoorbeeld om bestuurders te benoemen, een statutenwijziging door te voeren...
Deze algemene vergadering kan op 3 manieren samenkomen:
- Fysiek
- Elektronisch (Bestuursorgaan kan beslissen om AV van de VZW elektronisch te laten plaatsvinden, moet niet in de statuten opgenomen zijn)
- Schriftelijk (Bestuursorgaan kan beslissen om de AV van de VZW schriftelijk te organiseren, moet niet in de statuten opgenomen zijn)
Elektronisch stemmen op voorhand
Bij een fysieke en elektronische algemene vergadering kan er ook gestemd worden op afstand vóór de algemene vergadering langs elektronische weg. Dit moet dan wel zijn opgenomen in de statuten .
Aanwezigheidsquorum bij elektronisch stemmen op voorhand
De leden die voorafgaand aan de algemene vergadering elektronisch hun stem uitbrengen, moeten ook meegeteld worden bij de berekening van het aanwezigheidsquorum, ook al zijn ze niet fysiek of niet via elektronische weg aanwezig op de algemene vergadering zelf.
Aanwezigheidsquorum algemene vergadering
Een normale algemene vergadering vereist in principe geen aanwezigheidsquorum, tenzij de statuten dit zouden bepalen. De algemene vergadering kan dus in principe worden aangevat, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Slechts bij een buitengewone algemene vergadering waar de statuten gewijzigd worden of de VZW ontbonden wordt, zal een aanwezigheidsquorum van 2/3e vereist zijn.
Nieuw (door de invoering van het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen) is dat ook bij de uitsluiting van een lid er een aanwezigheidsquorum van 2/3e moet worden behaald.
Wat gebeurt er als een aanwezigheidsquorum vereist is en dat aanwezigheidsquorum niet wordt gehaald? Dan is een tweede bijeenroeping nodig en de nieuwe vergadering beraadslaagt en besluit dan op geldige wijze, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. De tweede vergadering mag niet binnen vijftien dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden.
