Griffies weigeren aktes van VZW’s om verschillende redenen

Geschreven op door Steven Matheï
Categorie VZW's

VZW’s zijn wettelijk verplicht om statutenwijzigingen en eventuele benoemingen/ontslagen van (dagelijks) bestuurders of vaste vertegenwoordigers bekend te maken. Dat gebeurt via een publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Hiervoor moet de VZW aanvraagformulier I en II en de bijhorende bijlages (zoals een gecoördineerde versie van de statuten, uittreksels uit de notulen,…) neerleggen in het verenigingsdossier op de griffie van de ondernemingsrechtbank waar de VZW haar zetelt heeft.

Ons land telt 33 ondernemingsrechtbanken en dus 33 griffies die de aktes kunnen controleren alvorens te publiceren. In veel gevallen worden de aktes aanvaard, regelmatig worden ze ook geweigerd.

De verschillende griffies van ondernemingsrechtbanken hanteren hierbij andere werkwijzen en criteria.

Zo eisen sommige griffies een attest dat stelt de VZW schuldenvrij is en verwachten andere griffies dat het woord ‘voorwerp’ opgenomen wordt in de statuten ook al heeft de VZW in de statuten het doel en de activiteiten omschreven. Sommige griffies eisen 3 kopieën van de aanvraagformulieren, andere hebben aan twee exemplaren genoeg. Voor bepaalde griffies is het geen probleem dat luik B van aanvraagformulier I getekend wordt aan de voorzijde, andere griffies volgen wel nauwgezet de verplichting om de handtekening enkel op de achterzijde te plaatsen en sturen de formulieren daarom terug. 

Dit leidt niet alleen tot een ongelijke behandeling van VZW’s, het zorgt ook voor verwarring,  rechtsonzekerheid én veel frustratie! 

Wij confronteerden minister Van Justitie Vincent van Quickenborne met deze ongelijke behandeling. Hij onderkende het probleem van de verschillende werkwijzen en richtte en werkgroep op om de werking van de verschillende griffies op elkaar af te stemmen. Een (aangepaste) circulaire moet binnenkort zorgen voor een uniforme behandeling.

Wij volgen het alvast verder op.
Wordt vervolgd!
 

Steven Matheï
VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.