Elektronische algemene vergadering - Wat met de leden van het bureau?
De algemene vergadering van een vzw moet minstens 1x per jaar samenkomen voor o.a. de goedkeuring van de jaarrekening en dit uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Zo staat het vermeld in de wet. Daarnaast komt de algemene vergadering in vele vzw's bijkomend samen, bijvoorbeeld om bestuurders te benoemen, een statutenwijziging door te voeren, ... .
Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering van de vzw schriftelijk of elektronisch te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn.
Bij een elektronische algemene vergadering gelden er een aantal voorwaarden. Zo dient er een bureau van de algemene vergadering te worden ingericht. De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en verantwoordelijk zijn om de geldige samenstelling van de vergadering te controleren. Er is nergens wettelijk bepaald wie dit moet zijn. Je kan hiervoor bijvoorbeeld enkele kernleden kiezen (voorzitter, secretaris, penningmeester,…).
Minister van Justitie Paul Van Tigchelt bevestigde onlangs in een antwoord op een parlementaire vraag dat de leden van het bureau effectief fysiek samen aanwezig moeten zijn.
Deze leden van het bureau mogen elk individueel ingelogd zijn op de communicatieapplicatie (Teams, Skype, Zoom,..) die de vereniging kiest. Maar dat is niet verplicht. De leden van het bureau zijn immers fysiek samen en brengen daar ook hun stem uit.
De oproeping tot de algemene vergadering moet een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures bij elektronisch vergaderen bevatten. Dit al dan niet individueel inloggen van de leden van het bureau die fysiek aanwezig moeten zijn, kan hierbij ook vermeld te worden.
