E-facturatie via Peppol – Kan ik mijn vzw vrijwillig aanmelden?
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven en organisaties met een btw-nummer verplicht elektronische facturen via Peppol uitwisselen met andere organisaties die een btw-nummer hebben. Ook feitelijke verenigingen en vzw's met btw-nummer moet dus klaar zijn om elektronische facturen via Peppol te sturen én te ontvangen.
Meer en meer vzw’s en feitelijke verenigingen die geen btw-nummer hebben, contacteren ons met de vraag of ze ook vrijwillig kunnen kiezen om electronische facturen te sturen en/of ontvangen via Peppol.
Verplichting of Mogelijkheid
De wettelijke verplichting tot e-facturatie via Peppol (sinds 1 januari 2026) geldt enkel voor btw-plichtige ondernemingen. Hiermee bedoelen we vzw’s en feitelijke verenigingen die een btw-nummer hebben.
Vzw's of feitelijke verenigingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten onder artikel 44 btw-Wetboek of geen btw-plichtige activiteieten stellen, en dus geen btw-nummer hebben, zijn hiervan vrijgesteld.
Meer info nodig over e-facturatie: klik hier.
Maar ook een niet-btw-plichtige vzw kan zich vrijwillig registreren bij Peppol.
Registratie via KBO-nummer, niet via btw-nummer
In België gebeurt de registratie op het Peppol-netwerk standaard via het ondernemingsnummer (KBO-nummer) en niet via het btw-nummer. Aangezien elke vzw over een ondernemingsnummer beschikt, kan zij zich dus registreren op Peppol, ongeacht of zij btw-plichtig is of niet.
Voordelen van vrijwillige registratie
Hoewel het niet verplicht is, kan registratie op Peppol wel voordelig zijn:
- Factureren aan overheden en bedrijven die Peppol verplichten
- Minder administratieve rompslomp door automatische verwerking
- Snellere betalingen door directe verwerking bij de ontvanger
- Professioneler imago naar klanten en partners
Hoe registreren?
De vzw kan zich registreren via een erkende Peppol-dienstverlener of facturatiesoftware die aangesloten is op het Peppol-netwerk. Bij de registratie wordt het KBO-nummer gebruikt als identificatie. Alternatieve identificatienummers zoals GLN (Global Location Number) of DUNS zijn ook mogelijk.
En wat met een feitelijke vereniging?
Ook een feitelijke vereniging kan een KBO-nummer aanvragen (en zich hiermee registreren).
Soms is dat verplicht: bv. Wanneer een feitelijke vereniging personeel in dienst neemt/heeft of wanneer een feitelijke vereniging btw-plichtig is en een btw-nummer vraagt/heeft.
Als een feitelijke vereniging zich niet in deze verplichte situaties bevindt, kan een feitelijke vereniging ook vrijwillig een ondernemingsnummer of KBO-nummer aanvragen.
Wanneer een feitelijke vereniging vrijwillig een KBO-nummer wil aanvragen, moet men zich wenden tot een erkend ondernemingsloket (zoals Acerta, Liantis, Xerius,...) . De kostprijs ervan bedraagt ongeveer 72,60 euro.
Meer weten over digitale facturatie? Klik hier.
