De notulen van het bestuursorgaan - Mogen die elektronisch getekend worden?

Geschreven op door Steven Matheï
Categorie VZW's

De notulen van het bestuursorgaan van een VZW moeten ondertekend worden door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken.

Door de coronacrisis wordt er steeds vaker elektronisch vergaderd door het bestuursorgaan. Er kan dan gebruikt gemaakt worden van een elektronische handtekening om de notulen van het bestuursorgaan te tekenen

Welke soort elektronische handtekening kan gebruikt worden?

Er wordt geen specifiek veiligheidsniveau opgelegd voor het gebruik van de elektronische handtekening. Verschillende soorten elektronische handtekeningen kunnen dus gebruikt worden.

Bijvoorbeeld:

  • Een afbeelding van een handmatig getekende handtekening die in een Word-document is geplakt.
  • Een handtekening via een handtekeningsprogramma zoals DocuSign, Adobe,…
  • Een biometrische handtekening via een programma dat bijvoorbeeld werkt met vingerafdrukken.
  • ….

En wat met kopieën voor derden?

Kopieën van de notulen van het bestuursorgaan van een VZW voor derden moeten ondertekend worden door één of meerdere vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.

In principe kunnen deze kopieën ook elektronisch getekend worden. Maar er geldt een uitzondering voor kopieën die moeten worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank (bijvoorbeeld de benoeming en het ontslag van dagelijks bestuurders). Vandaag moeten deze kopieën op papier neergelegd worden op de griffie. Deze kopiën moeten bijgevolg ook een handgeschreven handtekening van één of meerdere vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan bevatten.

(Een andere en veel omslachtigere optie is om de elektronische handtekening te laten dematerialiseren door bijvoorbeeld een waarmerking door de notaris.)

Steven Matheï
VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.