De klantenlisting - Ook verplicht voor vzw’s met kleine ondernemingsvrijstelling
Bepaalde vzw’s die btw-plichtig zijn, moeten elk jaar een klantenlisting indienen. Dit is een lijst van Belgische btw-nummers van de klanten aan wie goederen zijn geleverd of aan wie diensten zijn verstrekt tijdens het vorige kalenderjaar voor een totaalbedrag van meer dan 250 euro exclusief btw.
Je telt alle verkoopfacturen aan een bepaalde klant op die je dat jaar hebt uitgeschreven. Als het totaalbedrag (excl. BTW) van alle facturen aan die klant samen meer dan €250 bedraagt, dan neem je die klant op in de listing.
Let op:
- Creditnota's verminderen het totaalbedrag van die klant
- Alleen klanten met een Belgisch BTW-nummer tellen mee (buitenlandse klanten hoef je niet op te nemen)
- De klant moet BTW-plichtig zijn — Particulieren moeten niet vermeld worden in de klantenlisting.
Nu ook voor vzw’s onder kleine ondernemingsvrijstelling
Tot voor kort moesten vzw’s met een kleine ondernemingsvrijstelling geen (nihil) klantenlisting indienen. De FOD Financiën besliste onlangs dat deze vzw’s dit ook moeten indienen en dat te starten met het jaar 2025.
Er geldt vandaag enkel nog een uitzondering voor vrijgestelde BTW-plichtigen (artikel 44) en enkelvoudige BTW-plichtigen. Zij moeten geen klantenlisting indienen.
Wat moet erin staan?
Per klant moet je het btw-nummer, de naam, het totale bedrag excl. btw en het btw-bedrag vermelden. Klanten onder de €250-drempel worden niet opgenomen.
Deadline
Let op: de deadline voor de klantenlisting komt dichterbij. De klantenlisting moet namelijk elk jaar ingediend worden voor 31 maart.
Wanneer de vzw de activiteit heeft stopgezet, moet je de klantenlisting indienen binnen de drie maanden na het verlies van de hoedanigheid als btw-belastingplichtige.
Op papier of digitaal?
Als je vzw periodieke btw-aangiften moet indienen, moet je in principe de klantenlisting langs elektronische weg indienen via Intervat.
Als men de periodieke btw-aangiften op papier indient, kan men dat op dezelfde manier doen voor de klantenlisting. Men moet het formulier aanvragen bij jouw bevoegde kantoor en het indienen bij het scanningcentrum.
Vzw’s onder de kleine ondernemingsvrijstelling zijn niet verplicht de klantenlisting langs elektronische weg in te dienen, maar de FOD Financiën raadt aan om toch gebruik te maken van de Intervat-applicatie. Indien je dit echter niet wenst, als je bijvoorbeeld niet over de elektronische middelen beschikt of in geval van technische problemen, dan kan je de listing zoals voorheen toch nog op papier indienen bij het scanningscentrum. Je dient dan jaarlijks een voorraad formulieren te vragen aan het team beheer van de administratie KMO.
Meer info nodig?
Raadpleeg dan de pagina over de klantenlisting op de website van de FOD Financiën.
