De facturen van een VZW - Hoelang bewaren?
Facturen opmaken en bijhouden
Elke VZW die een btw-nummer heeft, moet facturen opmaken wanneer men goederen of diensten levert aan een zakelijke klant die eveneens een btw-nummer heeft. Ook gemengde btw-plichtige VZW’s zijn verplicht om facturen op te stellen.
Deze facturen zijn bewijs- en verantwoordingsstukken die een VZW moet kunnen voorleggen bij een fiscale controle. Ook andere documenten die noodzakelijk zijn voor een correcte bepaling van het bedrag van de belastbare inkomsten en de juiste heffing van de btw moeten bijgehouden worden. Denk maar aan de begroting, het inventarisboek, het kasdagboek met alle in- en uitgaven, bestel- en leveringsbonnen, creditnota’s, rekeninguittreksels en andere bankdocumenten, attesten, de jaarrekening, het jaarverslag (voor grote VZW’s),…
Hoelang bewaren?
Tot voor kort moest men zowel voor de belastingen als voor de btw de nodige documenten 7 jaar bewaren. Voor facturen tot aanslagjaar 2022 (tot en met boekjaar 2021) geldt dus deze bewaartermijn van zeven jaar.
Dit werd aangepast door een nieuwe wet. Voortaan moet men de documenten 10 jaar bewaren.
De termijnen beginnen te lopen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van uw boekjaar.
De bewaartermijn van tien jaar geldt een eerste keer voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023. Wanneer het boekjaar van de VZW gelijk loopt met het kalenderjaar, dan moet de boekhouding vanaf 2022 (aanslagjaar 2023) tien jaar bewaard worden. Voor de btw moeten de facturen die opeisbaar zijn vanaf 1 januari 2023 voor het eerst tien jaar bewaard worden.
Uitzonderingen?
Sommige documenten volgen deze nieuwe regel niet en moeten nog langer dan tien jaar bijgehouden worden.
Denk bijvoorbeeld maar aan alle stukken i.v.m. onroerende goederen waarbij de btw afgetrokken werd. Deze moet men 15 of 25 jaar (optie verhuren met btw) bijhouden.
Ook voor investeringen die op tien jaar worden afgeschreven, worden de stukken best tien jaar bewaard.
Wat met digitale documenten?
VZW’s moeten fiscale documenten voortaan tien jaar in plaats van zeven jaar bijhouden. Voor digitale documenten van de boekhouding geldt dezelfde termijn.
Meer weten over de boekhouding van een VZW? In ons stappenplan geven we een overzicht van alle boekhoudkundige verplichtingen.
