Vrijwilligersvergoedingen - Kan een vrijwilliger met een forfaitaire vergoeding inkopen doen in naam van de vereniging?

Geschreven op door Steven Matheï
Categorie vrijwilligers

Vrijwilligers zijn "vrijwillig" actief in de vereniging. Dit wil zeggen dat vrijwilligerswerk in principe onbezoldigd is. Toch is het mogelijk om vrijwilligers te vergoeden voor de onkosten die ze maken tijdens hun vrijwilligerswerk. Deze onkostenvergoeding wordt de vrijwilligersvergoeding genoemd.

Er bestaan verschillende soorten vrijwilligersvergoedingen die niet zomaar met elkaar gecombineerd kunnen worden. Meer weten over de vrijwilligersvergoeding?

  1. Zo kunnen vrijwilligers worden vergoed via een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.  De vereniging keert dan een forfaitair bedrag uit om de gemaakte kosten te vergoeden. Indien men voor deze regeling kiest, dienen de vrijwilligers niet te bewijzen dat ze kosten hebben gemaakt.  Het bedrag is (op enkele uitzonderingen na) beperkt tot 36,11 euro per dag en 1.444,52 euro per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Klik hier voor de meest recente lijst.
  2. Een andere mogelijkheid is een reële vrijwilligersvergoeding waarbij de vrijwilligers hun kosten moeten bewijzen. Indien ze dit kunnen, zal de vereniging het werkelijk betaalde bedrag vergoeden. 

In principe kan de forfaitaire vrijwilligersvergoeding niet gecombineerd worden met de reële vrijwilligersvergoeding.  Maar dat wil niet zeggen dat een vrijwilliger met een forfaitaire vrijwilligersvergoeding geen aankoop kan doen voor de vereniging. De door de vrijwilliger gemaakte kosten (vrijwilliger doet een aankoop in naam of voor rekening van de organisatie) worden niet beschouwd als een terugbetaling van de reële kosten en kan dus wel gecombineerd worden met een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.

Bijvoorbeeld:

  • Als de vrijwilliger (die al een forfaitaire vrijwilligersvergoeding ontvangt) enveloppen of postzegels aankoopt voor de organisatie, dan kan hij de terugbetaling vragen aan zijn organisatie op basis van zijn aankoopbewijs. 
  • Als de vrijwilliger (die al een forfaitaire vrijwilligersvergoeding ontvangt) tijdens een evenement van de vereniging op vraag van de vereniging broodjes gaat kopen voor alle vrijwilligers, dan kan hij de terugbetaling vragen aan zijn organisatie op basis van zijn aankoopbewijs. 

De vrijwilliger kan de aankoop op verschillende manier bewijzen, zoals het tonen van het kasticket, een factuur,…

Ontdek ook ons handig stappenplan over de vrijwilligersvergoeding.

Steven Matheï
VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.