Uittreksel uit het strafregister voor vrijwilligers - Mag je dat elk jaar vragen?
Sinds 1 februari 2023 moeten ook nieuwe vrijwilligers, verenigingswerkers,… die structureel in aanraking komen met minderjarigen een uittreksel van het strafregister (model 2 van maximaal één maand oud) voorleggen. Dit in het kader van de aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag.
De verplichting om het uittreksel strafregister van nieuwe vrijwilligers (die structureel in aanraking komen met minderjarigen) te controleren, kent vandaag een uitzondering:
Organisaties binnen de Jeugd- en Armoedesector worden niet verplicht het uittreksel strafregister van vrijwilligers te controleren (wel van verenigingswerkers, jobstudenten,…).
Maar op 28 november 2025 besliste de Vlaamse regering dat vanaf 2027 ook in de Jeugd- en Armoedesector een controle zal moeten worden uitgevoerd voor vrijwilligers die structureel in aanraking komen met minderjarigen en die ouder dan 20 jaar zijn. Deze controle zal niet meer alleen verplicht worden voor nieuwe vrijwilligers die structureel in aanraking komen met minderjarigen, maar ook voor alle bestaande vrijwilligers. En dit om de drie jaar. Dat betekent o.a. dat ook jeugdverenigingen in de toekomst om de drie jaar een controle zullen moeten uitvoeren voor hun leiding.
Maar wat met organisaties die dat attest elk jaar opnieuw opvragen? Is dat juridisch wel toegestaan?
Naar aanleiding van een vraag aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) werd dit recent verduidelijkt.
De huidige wettelijke situatie
Sinds februari 2023 moeten organisaties die met minderjarigen werken bij de aanstelling van een nieuwe medewerker of vrijwilliger een uittreksel uit het strafregister controleren. Er is vandaag nog geen verplichting om dit periodiek opnieuw te controleren.
Vanaf 2027 moeten ook organisaties uit de Jeugd- en Armoedesector dit controleren bij de aanstelling van een nieuwe medewerker of vrijwilliger een uittreksel uit het strafregister controleren en moet elke organisatie die structureel in aanraking komt met minderjarigen dit elke drie jaar opnieuw gaan controleren voor de medewerkers en vrijwilligers.
Belangrijk is echter dat de huidige regelgeving alleen een controle bij de start van het engagement voorziet.
Waarom vragen sommige organisaties het attest elk jaar?
Veel verenigingen willen extra voorzichtig zijn. Vanuit een zorgplicht tegenover kinderen beslissen ze daarom om vrijwilligers jaarlijks een nieuw uittreksel te laten voorleggen.
Maar precies daar ontstaat een juridisch spanningsveld met de Europese privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Strafrechtelijke gegevens zijn bijzonder gevoelig
Een uittreksel uit het strafregister kan informatie bevatten over strafrechtelijke veroordelingen. Volgens artikel 10 van de AVG zijn dat bijzonder gevoelige persoonsgegevens.
Daarom geldt een streng principe:
Strafrechtelijke gegevens mogen alleen verwerkt worden als daar een duidelijke wettelijke basis voor bestaat.
Daarnaast geldt het principe van dataminimalisatie: organisaties mogen alleen gegevens opvragen die strikt noodzakelijk zijn voor het doel.
Standpunt van de Gegevensbeschermingsautoriteit
De GBA stelt dat wanneer het huidige decreet enkel een controle bij aanvang van het engagement voorziet, een jaarlijkse opvraag moeilijk te verzoenen is met zowel:
- het decreet zelf
- en het dataminimaliseringsprincipe uit de AVG.
Met andere woorden: een jaarlijkse controle zonder expliciete wettelijke basis is juridisch problematisch.
De GBA wijst er ook op dat het anticiperen op toekomstige wetgeving geen oplossing is.
Nieuwe regels vanaf 2027
De wetgever heeft dit probleem ondertussen erkend.
Vanaf 2027 wordt een driejaarlijkse controle van het uittreksel uit het strafregister de nieuwe norm voor functies met minderjarigen.
Die regeling probeert een evenwicht te vinden tussen:
- bescherming van minderjarigen
- en respect voor privacy.
Tot dan zitten veel organisaties echter in een overgangsperiode waarin het juridisch kader nog onduidelijk is.
Wat als een vrijwilliger weigert een jaarlijks attest te geven?
Volgens de GBA begeeft een organisatie zich op juridisch drijfzand wanneer zij een vrijwilliger uitsluit omdat die vandaag weigert jaarlijks een attest voor te leggen dat vandaag nog niet wettelijk verplicht is.
Het recht op privacy kan namelijk in het gedrang komen wanneer iemand gedwongen wordt informatie te geven over zijn strafrechtelijk verleden zonder duidelijke wettelijke basis.
Nog een belangrijke verplichting
Organisaties die toch strafrechtelijke gegevens verwerken, moeten ook rekening houden met bijkomende verplichtingen uit de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Zo moeten zij onder meer:
- een lijst bijhouden van personen die toegang hebben tot deze gegevens
- ervoor zorgen dat deze personen gebonden zijn door vertrouwelijkheid
- deze informatie beschikbaar houden voor de toezichthouder.
Wat betekent dit voor verenigingen vandaag?
Voor verenigingen die met vrijwilligers werken, betekent dit concreet:
- Een controle van het uittreksel bij de start van het engagement is wettelijk voorzien.
- Een jaarlijkse opvraag is momenteel juridisch moeilijk te verantwoorden.
- Vrijwilligers uitsluiten omdat ze een niet-verplicht attest weigeren, houdt juridische risico’s in.
- Vanaf 2027 zal een driejaarlijkse controle de norm worden.
Meer weten over de administratieve verplichtingen wanneer je werkt met vrijwilligers? Klik hier.
