Het dagontvangstenboek – Ook verplicht voor vzw’s met kleine ondernemingsvrijstelling
Veel kleine vzw's halen opgelucht adem wanneer ze horen over de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (voor wie minder dan 25.000 euro omzet draait). De vzw blijft de btw-hoedanigheid (en btw-identificatienummer) behouden, maar moet geen driemaandelijkse btw-aangifte indienen, geen btw aanrekenen aan de klanten en geen btw storten aan de Belgische staat.
Maar let op: deze vrijstelling is geen blanco cheque voor de volledige administratie. Er is één document dat vaak vergeten wordt: het dagontvangstenboek.
Wat is een dagontvangstenboek?
De algemene btw-regel is simpel: elke belastingplichtige (dus ook een vzw met economische activiteiten) moet per bedrijfszetel een dagontvangstenboek bijhouden voor alle verkopen waarvoor geen factuur wordt uitgereikt.
Voorbeelden: denk aan de verkoop van drankjes in de kantine, de inkomgelden voor een evenement of de verkoop van merchandising aan particulieren.
Concreet wordt per dag het totaal aan verkopen ingeschreven, uitgesplitst per btw-tarief.
Een belangrijk praktisch detail om in het achterhoofd te houden, is de drempel voor afzonderlijke inschrijvingen. In principe noteer je in het dagontvangstenboek per dag één globaal totaalbedrag (uitgesplitst per btw-tarief). Verkoop je echter goederen of diensten met een hogere eenheidsprijs, dan moet je deze transacties afzonderlijk inschrijven. Goed nieuws voor wie administratie liever eenvoudig houdt: deze drempel werd recent opgetrokken. Waar je vroeger elke verkoop vanaf 250 euro (inclusief btw) apart moest noteren, ligt die grens nu op 500 euro.
Uitzondering in kader van artikel 44 btw-wetboek
Uitzondering op de regel: Een vzw is wél vrijgesteld van dit boek als men uitsluitend activiteiten verricht die door artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn vrijgesteld (zoals bepaalde sociaal-culturele of medische prestaties).
Dagontvangstenboek kan ook digitaal
Vzw’s zijn niet meer verplicht zo'n dik, voorgedrukt papieren boek aan te schaffen waarvan de bladzijden op voorhand genummerd zijn. Sinds de publicatie van Circulaire 2020/C/20 trekt de FOD Financiën volop de kaart van de digitalisering. Je mag je dagboek perfect op "digitale wijze" bijhouden. Een simpel, aanpasbaar Excel-bestandje volstaat niet, omdat een inschrijving na registratie een onveranderlijk karakter moet hebben. Hoe je die onveranderlijkheid aantoont, mag je als vzw zelf kiezen. De belastingadministratie geeft in haar circulaire verschillende voorbeelden van wat zij als geldig bewijs aanvaardt. Technologieën zoals Cloud-oplossingen en Blockchain worden inderdaad expliciet genoemd, maar evengoed volstaat een geavanceerde elektronische handtekening of een intern systeem van sluitende bedrijfscontroles. Zolang de fiscus er maar op kan vertrouwen dat er achteraf niet met de cijfers is geknoeid.
Wanneer men kiest voor een digitale of Cloud-oplossing, staat de data misschien op een server in een ander EU-land. Dit is perfect toegelaten. Sterker nog, de fiscus staat zelfs toe dat deze digitale informatiedragers in een derde land (buiten de EU) worden bewaard, op één strikte voorwaarde: bij een eventuele controle moet de fiscus vanaf de Belgische bedrijfszetel van de vzw volledige en onmiddellijke online toegang hebben tot die gegevens.
Foutje gemaakt? Tegenboeken
In een papieren boek mocht men een fout doorstrepen, zolang het origineel leesbaar bleef. In een digitaal systeem (zoals een beveiligde database of blockchain) lost men dit anders op. Heeft men per ongeluk 50 euro ingegeven in plaats van 5 euro? Dan mag men de originele inschrijving onder geen beding uitwissen. Men moet deze fout rechtzetten door "zonder uitstel" een nieuwe afzonderlijke inschrijving (een tegenboeking) te doen, mét een duidelijke verwijzing naar de datum van de foutieve boeking en de reden van de correctie.
Wat brengt de toekomst?
Hoewel het dagontvangstenboek vandaag nog steeds een strikte verplichting is, is er licht aan het einde van de administratieve tunnel. In het federale regeerakkoord (Arizona) van begin 2025 werd een grootschalige administratieve vereenvoudiging aangekondigd. Een van de concrete voornemens in dat akkoord is dat het dagontvangstenboek, samen met diverse andere btw-registers, ingrijpend vereenvoudigd of zelfs volledig afgeschaft zal worden. Het is momenteel wachten op de definitieve wetteksten om te zien hoe en wanneer dit precies in de praktijk wordt omgezet. Tot die tijd blijft de huidige regelgeving (en dus de verplichting) onverminderd van kracht, maar we houden de politieke ontwikkelingen voor jullie nauwlettend in de gaten
Lees hier meer over het dagontvangstenboek.
