Fiscale verplichtingen

Dient uw vzw jaarlijks de aangifte van de rechtspersonenbelasting of vennootschapsbelasting correct in? Info Sluiten
Een vzw is, op straffe van een boete, verplicht jaarlijks aangifte te doen in de rechtspersonenbelasting (97% van de vzw’s) of vennootschapsbelasting (3% van de vzw’s bij bepaalde commerciële activiteiten). De aangifte moet elektronisch en correct gebeuren (juiste inkomsten vermelden)
Weet u of uw vzw al dan niet btw-plichtig is? Voldoet uw vzw, in het geval deze btw-plichtig is, aan alle btw-verplichtingen (btw-aangifte, btw aanrekenen, btw doorstorten aan fiscus,…)? Info Sluiten
Een vzw is btw-plichtig wanneer ze diensten/producten verkoopt al dan niet als hoofddoel of met het doel om winst te maken. Let op: er zijn een aantal uitzonderingen.
Weet u of uw vzw patrimoniumtaks moet betalen? Doet uw, desgevallend, jaarlijks correct aangifte? Info Sluiten
Patrimoniumtaks is een taks van 0,17% op de waarde van de bezittingen van de vzw. Aangifte en betaling moet jaarlijks gebeuren uiterlijk 31 maart.

Vrijwilligers

Wettelijk gezien bent u als vzw verplicht uw vrijwilligers te informeren. Heeft u dit gedaan? Info Sluiten
Dit gebeurt meestal in een informatienota. Deze bevat de gegevens waarvan de vrijwilliger op de hoogte moet zijn (o.a. doel vzw, melden afgesloten verzekeringen, geheimhoudingsplicht, melden eventuele vergoedingen,…)
Blijft uw vzw, bij het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding, binnen de wettelijke voorwaarden en wordt dit schriftelijk vastgelegd? Info Sluiten
Vrijwilligers kunnen onder bepaalde voorwaarden vergoed worden. Er zijn grensbedragen die men niet mag overschrijden (per vrijwilliger). Deze zijn vastgelegd per dag en per jaar en worden jaarlijks aangepast aan de index. Best laat men door de vrijwilliger een ontvangstverklaring tekenen (om zich in te dekken bij boetes als de bedragen overschreden worden). Daarnaast kunnen bepaalde personen geen vrijwilligersvergoeding krijgen (bv. bestuurders voor de activiteiten verbonden aan hun bestuurdersmandaat)
Is er in uw vzw een verplichte vrijwilligersverzekering afgesloten? Info Sluiten
Vrijwilligers kunnen onder bepaalde voorwaarden vergoed worden. Er zijn grensbedragen die men niet mag overschrijden (per vrijwilliger). Deze zijn vastgelegd per dag en per jaar en worden jaarlijks aangepast aan de index. Best laat men door de vrijwilliger een ontvangstverklaring tekenen (om zich in te dekken bij boetes als de bedragen overschreden worden). Daarnaast kunnen bepaalde personen geen vrijwilligersvergoeding krijgen (bv. bestuurders voor de activiteiten verbonden aan hun bestuurdersmandaat)

Boekhoudkundige verplichtingen

Houdt uw (kleine) vzw nauwgezet én correct een financieel dagboek bij (bv. kasboek)? Info Sluiten
Een kleine vzw moet een financieel dagboek bijhouden, bestaande uit twee delen: zowel ontvangsten als uitgaven moeten nauwgezet genoteerd worden en ondergebracht in 4 verplichte categorieën.
Worden alle facturen voor minstens 7 jaar bijgehouden? Info Sluiten
Zowel inkomende als uitgaande facturen.
Wordt er jaarlijks en inventaris opgemaakt van de bezittingen van mijn vzw? Info Sluiten
Een inventaris is een lijst van de bezittingen van de vzw met hun waarde. Dit is een verplicht onderdeel van de jaarrekening.
Wordt de jaarrekening in mijn vzw jaarlijks goedgekeurd? Info Sluiten
De raad van bestuur van een vzw moet jaarlijks uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar de jaarrekening ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering.
Wordt de jaarrekening van mijn vzw jaarlijks neergelegd? Info Sluiten
Na goedkeuring van de jaarrekening heeft de raad van bestuur de verplichting om de jaarrekening neer te leggen op de griffie van de rechtbank van koophandel.

Administratieve verplichtingen

Heeft uw vzw een ledenregister en is het up-to-date? Info Sluiten
Een ledenregister bevat een overzicht van alle leden van de algemene vergadering met hun gegevens (naam, voornamen en woonplaats) en datum van toetreding/uittreding/uitsluiting
Houdt uw vzw een “vzw-dossier” bij? Info Sluiten
Het vzw-dossier bevat de boekhouding (dagboek, jaarrekening, inventaris, facturen,…) , alle beslissingen (van de algemene vergadering, raad van bestuur, dagelijks bestuur,…) en het ledenregister.
Komen de bestuurders die gepubliceerd zijn in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad overeen met de huidige bestuurders? Info Sluiten
Indien een bestuurder benoemd wordt en/of ontslag neemt, moet dit gepubliceerd worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad (zie www.staatsblad.be) . Anders is de geldigheid van de beslissingen van de vzw voor discussie vatbaar.
Worden de vzw-gegevens vermeld op elk officieel document (factuur, overeenkomst, briefwisseling,…)? Info Sluiten
Naam van de vzw, de term “vzw” of “vereniging zonder winstoogmerk”, het officiële adres en het ondernemingsnummer.

Statuten

Zijn de statuten van uw vzw nog aangepast na 2 mei 2002? Info Sluiten
In mei 2002 verscheen de nieuwe vzw-wet. deze zorgde ervoor dat alle vzw’s hun statuten moesten aanpassen aan de nieuwe verplichtingen. Indien dit niet gebeurd is, zijn de statuten van de vzw niet meer wettelijk.
Bevatten de statuten alle verplichte vermeldingen? Zijn alle clausules in de statuten conform de vzw-wet? Info Sluiten
Er zijn een aantal bepalingen die verplicht op te nemen zijn in de statuten (bv. gerechtelijk arrondissement, wijze benoeming bestuurders, wijze van nemen beslissingen raad van bestuur…). Daarnaast is het belangrijk dat men de bepalingen in de vzw-wet respecteert (bv. oproepingstermijn van min. 8 dagen voor algemene vergadering)
Is de structuur van de vzw optimaal ingevuld? Info Sluiten
Men kan de structuur van een vzw voor een groot deel zelf bepalen: naast de verplichte raad van bestuur en algemene vergadering kan men kiezen voor een dagelijks bestuur, onderscheid werkende leden en toegetreden leden, meerhandtekeningclausule,…

Aansprakelijkheid

Zijn de risico’s voor persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders optimaal ingedekt? Info Sluiten
Wordt er bestuurd zoals een goed huisvader, werd er een bestuurdersaansprakelijk-heidsverzekering afgesloten, krijgen de bestuurders jaarlijks kwijting, zijn alle btw/RSZ en bedrijfsvoorheffingschulden in orde, enz.?