Fiscale verplichtingen

Dient uw VZW jaarlijks de aangifte van de rechtspersonenbelasting of vennootschapsbelasting correct in? Info Sluiten
Een VZW is, op straffe van een boete, verplicht jaarlijks aangifte te doen in de rechtspersonenbelasting (97% van de VZW’s) of vennootschapsbelasting (3% van de VZW’s bij bepaalde commerciële activiteiten). De aangifte moet elektronisch en correct gebeuren (juiste inkomsten vermelden)
Weet u of uw VZW al dan niet btw-plichtig is? Voldoet uw VZW, in het geval deze btw-plichtig is, aan alle btw-verplichtingen (btw-nummer, btw-aangifte, btw aanrekenen, btw doorstorten aan fiscus,…) Info Sluiten
Een VZW is btw-plichtig wanneer ze diensten/producten verkoopt al dan niet als hoofddoel of met het doel om winst te maken. Let op: er zijn een aantal uitzonderingen.
Weet u of uw VZW patrimoniumtaks moet betalen? Doet uw, desgevallend, jaarlijks correct aangifte? Info Sluiten
Patrimoniumtaks of “taks ter vergoeding van de successierechten” is een taks van 0,17% op de waarde van de bezittingen van de VZW. Aangifte en betaling moet jaarlijks gebeuren uiterlijk 31 maart.

Vrijwilligers

Wettelijk gezien bent u als VZW verplicht uw vrijwilligers te informeren. Heeft u dit gedaan? Info Sluiten
Dit gebeurt meestal in een informatienota. Deze bevat de gegevens waarvan de vrijwilliger op de hoogte moet zijn (o.a. doel VZW, melden afgesloten verzekeringen, geheimhoudingsplicht, melden eventuele vergoedingen,…)
Blijft uw VZW, bij het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding, binnen de wettelijke voorwaarden en wordt dit schriftelijk vastgelegd? Info Sluiten
Vrijwilligers kunnen onder bepaalde voorwaarden vergoed worden. Er zijn grensbedragen die men niet mag overschrijden (per vrijwilliger). Deze zijn vastgelegd per dag en per jaar en worden jaarlijks aangepast aan de index. Best laat men door de vrijwilliger een ontvangstverklaring tekenen (om zich in te dekken bij boetes als de bedragen overschreden worden).
Is er in uw VZW een verplichte vrijwilligersverzekering afgesloten? Info Sluiten
Vrijwilligers kunnen onder bepaalde voorwaarden vergoed worden. Er zijn grensbedragen die men niet mag overschrijden (per vrijwilliger). Deze zijn vastgelegd per dag en per jaar en worden jaarlijks aangepast aan de index. Best laat men door de vrijwilliger een ontvangstverklaring tekenen (om zich in te dekken bij boetes als de bedragen overschreden worden). Daarnaast kunnen bepaalde personen geen vrijwilligersvergoeding krijgen (bv. bestuurders voor de activiteiten verbonden aan hun bestuurdersmandaat)

Boekhoudkundige verplichtingen

Houdt uw (kleine) VZW nauwgezet én correct een financieel dagboek bij (bv. kasboek)? Info Sluiten
Een kleine VZW moet een financieel dagboek bijhouden, bestaande uit twee delen: zowel ontvangsten als uitgaven moeten nauwgezet genoteerd worden en ondergebracht in 4 verplichte categorieën.
Worden alle facturen voor minstens 7 jaar bijgehouden? Info Sluiten
Zowel inkomende als uitgaande facturen.
Wordt er jaarlijks en inventaris opgemaakt van de bezittingen van mijn VZW? Info Sluiten
Een inventaris is een lijst van de bezittingen van de VZW met hun waarde. Dit is een verplicht onderdeel van de jaarrekening.
Wordt de jaarrekening in mijn VZW jaarlijks goedgekeurd? Info Sluiten
Het bestuursorgaan van een VZW moet jaarlijks uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar de jaarrekening ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering.
Wordt de jaarrekening van mijn VZW jaarlijks neergelegd? Info Sluiten
Na goedkeuring van de jaarrekening heeft het bestuursorgaan de verplichting om de jaarrekening neer te leggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank. let op: dat moet gebeuren binnen de dertig dagen.

Indien men dit niet doet binnen de 7 maanden na afsluiting boekjaar, kan de VZW gerechtelijk ontbonden worden.

Administratieve verplichtingen

Heeft uw VZW een ledenregister en is het up-to-date? Info Sluiten
Een ledenregister bevat een overzicht van alle leden van de algemene vergadering met hun gegevens (naam, voornamen en woonplaats) en datum van toetreding/uittreding/uitsluiting
Houdt uw VZW een “VZW-dossier” bij? Info Sluiten
Het VZW-dossier bevat de boekhouding (dagboek, jaarrekening, inventaris, facturen,…) , alle beslissingen (van de algemene vergadering, bestuursorgaan, dagelijks bestuur,…) en het ledenregister.
Komen de bestuurders die gepubliceerd zijn in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad overeen met de huidige bestuurders? Info Sluiten
Indien een bestuurder benoemd wordt en/of ontslag neemt, moet dit gepubliceerd worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad (zie www.staatsblad.be) . Anders is de geldigheid van de beslissingen van de VZW voor discussie vatbaar.
Worden de VZW-gegevens vermeld op elk officieel document (factuur, overeenkomst, briefwisseling,…)? Info Sluiten
Volgende gegevens moeten worden vermeld:

- de naam van de VZW, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “VZW”
- de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de VZW
- het ondernemingsnummer
- het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de VZW
- in voorkomend geval het e-mailadres en de website van de VZW
- in voorkomend geval, het feit dat de VZW in vereffening is.
Wordt het verslag van het bestuursorgaan (nieuwe naam voor raad van bestuur) ondertekend door de voorzitter en elke bestuurder die erom vraagt? Info Sluiten
Het wetboek vennootschappen en verenigingen dat ook toepasbaar is op de VZW, voorziet in de verplichting dat het verslag van het bestuursorgaan wordt ondertekend door de voorzitter en elke bestuurder die erom verzoekt.
Kennen jullie de nieuwe regeling rond belangenconflicten voor bestuurders en passen jullie die toe? Info Sluiten
Sinds de invoering van het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen moeten bestuurders een belangenconflict melden. Vanaf dat moment treedt een procedure in werking en kan de bestuurder niet mee beraadslagen & stemmen.

Statuten

Zijn de statuten van uw VZW aangepast aan de nieuwe regels van het wetboek vennootschappen en verenigingen (nieuw sinds 1 mei 2019)? Info Sluiten
Het nieuwe wetboek vennootschappen en verenigingen trad in werking op 1 mei 2019. Dit zorgt ervoor dat alle bestaande VZW’s (voor die datum) hun statuten moeten aanpassen. Voor 1 januari 2024. Indien dit niet gebeurt, zijn de statuten van de VZW niet meer wettelijk.
Bevatten de statuten alle verplichte vermeldingen? Zijn alle clausules in de statuten conform de VZW-wet? Info Sluiten
Er zijn een aantal bepalingen die verplicht op te nemen zijn in de statuten (bv. het gewest waarin de VZW gesitueerd is, wijze benoeming bestuurders, wijze van nemen beslissingen bestuursorgaan…). Daarnaast is het belangrijk dat men de bepalingen in de VZW-wet respecteert (bv. oproepingstermijn van min. 15 dagen voor algemene vergadering)
Is de structuur van de VZW optimaal ingevuld? Info Sluiten
Men kan de structuur van een VZW voor een groot deel zelf bepalen: naast het verplichte bestuursorgaan (nieuwe naam voor raad van bestuur) en algemene vergadering kan men kiezen voor een dagelijks bestuur, onderscheid werkende leden en toegetreden leden, een vertegenwoordigingsclausule,…
Bevat jullie statuten een verwijzing naar de laatste versie van het goedgekeurde intern reglement (= nieuwe naam voor huishoudelijk reglement) in de VZW? Let op: een intern reglement is niet verplicht. Info Sluiten
Nieuw is dat men vanaf nu niet zomaar een intern reglement kan opstellen en invoeren. Dit is gekoppeld aan een aantal voorwaarden:

- de mogelijkheid moet in de statuten zijn voorzien
- het bestuursorgaan maakt het intern reglement, tenzij de statuten hiervoor een ander orgaan aanwijzen
- het intern reglement en wijzigingen moet (actief) meegedeeld worden aan de leden via e-mail (indien de leden een officieel e- mailadres hebben doorgegeven) of per post.
- de statuten moeten een verwijzing maken naar de laatst goed gekeurde versie van het intern reglement, maar het bestuursorgaan kan de verwijzing in de statuten aanpassen en openbaar maken

Aansprakelijkheid

Zijn de risico’s voor persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders optimaal ingedekt? Info Sluiten
Wordt er bestuurd zoals een goed huisvader, werd er een bestuurdersaansprakelijk-heidsverzekering afgesloten, krijgen de bestuurders jaarlijks kwijting, zijn alle btw/RSZ en bedrijfsvoorheffingschulden in orde, enz.?

Het UBO-register

Heeft de VZW de uiteindelijke begunstigden geregistreerd in het UBO-register en is die registratie actueel & jaarlijks bevestigd Info Sluiten
Vzw’s zijn verplicht om informatie over de uiteindelijke begunstigden van de VZW in te winnen en bij te houden. Deze informatie moet vervolgens elektronisch worden overgemaakt in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner / register uiteindelijke begunstigden).

Verplichtingen rond GDPR (privacywetgeving) waaraan de VZW zich moet houden

Is de VZW in orde met de verplichtingen rond GDPR (privacywetgeving): het bijhouden van een dataregister, het hebben van een privacyverklaring, ... Info Sluiten
Elke VZW verwerkt persoonsgegevens in de zin van de GDPR regelgeving. Hieruit volgt dat een VZW bv. een dataregister moet bijhouden, een privacyverklaring moet opstellen, enz.