Wettelijke verplichtingen

Heeft u de intentie om gelden (winsten) uit de feitelijke vereniging te verdelen onder de leden? Info Sluiten
/

Fiscale verplichtingen

Weet u of uw vereniging al dan niet btw-plichtig is? Voldoet uw vereniging, in het geval deze btw-plichtig is, aan alle btw-verplichtingen? Info Sluiten
Een feitelijke vereniging is btw-plichtig wanneer ze diensten/producten verkoopt al dan niet als hoofddoel of met het doel om winst te maken. Let op: er zijn een aantal uitzonderingen.

Vrijwilligers

U moet, volgens de wet, als feitelijke vereniging uw vrijwilligers informeren. Heeft u dit gedaan? Info Sluiten
Dit gebeurt meestal in een informatienota. Deze bevat de gegevens waarvan de vrijwilliger op de hoogte moet zijn (o.a. doel vzw, melden afgesloten verzekeringen, geheimhoudingsplicht, melden eventuele vergoedingen,…)
Blijft uw feitelijke vereniging, bij het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding, binnen de wettelijke voorwaarden? Info Sluiten
Vrijwilligers kunnen onder bepaalde voorwaarden vergoed worden. Er zijn grensbedragen die men niet mag overschrijden (per vrijwilliger). Deze zijn vastgelegd per dag en per jaar en worden jaarlijks aangepast aan de index. Best laat men door de vrijwilliger een ontvangstverklaring tekenen (om zich in te dekken bij boetes als de bedragen overschreden worden). Daarnaast kunnen bepaalde personen geen vrijwilligersvergoeding krijgen (bv. bestuurders voor de activiteiten verbonden aan hun bestuurdersmandaat)
Is er in uw feitelijke vereniging een vrijwilligersverzekering afgesloten? Info Sluiten
Dit is verplicht voor elke feitelijke vereniging die personeelsleden heeft of onderdeel is van een koepel. Dit is aan te raden voor alle andere feitelijke verenigingen.

Boekhoudkundige verplichtingen

Houdt uw feitelijke vereniging één of andere vorm van boekhouding bij? Info Sluiten
Een kasboek met een oplijsting van de inkomende en uitgaande verrichtingen

Risico

Heeft uw feitelijke vereniging veel bezittingen (bv. gebouwen, waardevolle goederen,…) en/of een aanzienlijk bedrag op de (spaar)rekening staan?
Is uw feitelijke vereniging voldoende verzekerd? Info Sluiten
Bv. door een brandverzekering (bij gebruik gebouw), evenementenpolis (bij organisatie evenementen), ongevallenvereniging (voor de leden), enz.
Organiseert uw feitelijke verenigingen activiteiten of evenementen met een groot risico? Info Sluiten
Bv. evenementen met veel toeschouwers (>150), evenementen met een groot startkapitaal (bv. voor tent, artiesten,…) , gevaarlijke evenementen (motorsport, vuur, snelheid,…)
Worden de gegevens van de feitelijke vereniging vermeld op elk officieel document (factuur, overeenkomst, briefwisseling,…)? Info Sluiten
De naam van de feitelijke vereniging en het adres.

Statuten

Heeft uw feitelijke vereniging statuten opgesteld? Info Sluiten
Een document ondertekend door de oprichters of leden met daarin een aantal afspraken over de werking en structuur van de vereniging.
Bevatten de statuten een bepaling waarin duidelijk aangegeven wordt wie de toestemming heeft om zijn handtekening te plaatsen in de naam van de feitelijke vereniging of zijn er functies aangeduid (voorzitter,…) ?
Is er een duidelijke basisstructuur in de feitelijke vereniging, d.w.z. een onderscheid tussen leden en bestuur en is dat ergens op papier terug te vinden? Info Sluiten
Bestuur is een beperkte groep die beslissingen kan nemen. Leden zijn de mensen die gebruik maken van de vereniging.
Bent u zeker dat een feitelijke vereniging voor uw vereniging meer aangewezen is dan een vzw? Info Sluiten
Bij grotere verenigingen en/of verenigingen met veel activiteiten en/of een (relatief) groot risico is het aangewezen de opstart van een vzw te overwegen