Verenigingen en GDPR - Mag je foto’s en filmpjes maken en gebruiken?
Hierbij moet er een onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds het maken van een beeld (foto/film) en anderzijds het gebruiken van dat beeld (bv. door het op facebook te plaatsen, af te drukken in een ledenblad, te gebruiken voor een affiche,…).
Het maken van beelden
Voor het maken van gerichte beelden is de toestemming nodig van de persoon die in beeld is. Dit kan een heel uitdrukkelijke toestemming zijn (bv. door het ondertekenen van een verklaring) of een impliciete toestemming (door te poseren voor de foto).
Voor niet-gerichte beelden heb je geen toestemming nodig, maar de betrokkene kan wel weigeren om ze te laten maken.
Journalisten hebben ook geen toestemming nodig voor het maken van foto's die ze gebruiken voor het nieuws.
Het gebruiken van beelden
Voor het gebruiken van beelden gelden dezelfde principes als voor het maken van die beelden. Bij gerichte beelden heb je wel toestemming nodig.
Let op: voor het gebruiken van de beelden moet een aparte toestemming verkregen worden (dat wil zeggen naast de toestemming om de beelden te maken).
Voor niet-gerichte beelden heb je geen toestemming nodig.
Wat met minderjarigen?
Ook voor het maken van beelden van minderjarigen en het gebruik van die beelden is een toestemming nodig. Men gaat ervan uit dat minderjarigen met een onderscheidend vermogen (vanaf +/- 12 à 14 jaar) die toestemming zelf kunnen geven. In de andere gevallen is de toestemming van de ouders of voogd vereist.
Besluit
Algemeen kunnen we stellen dat verenigingen vooral het gezond verstand moeten gebruiken om de afwegingen inzake toestemming voor het maken en gebruiken van beelden te maken.
De meest veilige optie voor verenigingen bij het maken en gebruiken van foto’s is een schriftelijke toestemming (eventueel bij het begin van het verenigingsjaar of aan de inkom van een evenement).
Een andere (zij het minder sluitende) optie zou kunnen zijn dat de vereniging heel uitdrukkelijk én in de privacyverklaring én zichtbaar op een activiteit duidelijk maakt dat beelden kunnen worden genomen en gebruikt op “klassieke” manieren (eigen website, facebook,…). Indien met de beelden andere (commerciële) zaken worden gedaan, is een expliciete toestemming onontbeerlijk.
Meer weten?
Op zoek naar een glasheldere en praktijkgerichte handleiding voor VZW's en feitelijke verenigingen over de privacyverplichtingen (GDPR)?
