Sponsoring in je vzw of feitelijke vereniging – Waar moet je op letten?
Is sponsoring zomaar gratis geld voor je vereniging?
Sponsoring is voor veel verenigingen een welkome en onmisbare bron van inkomsten. Het principe is eenvoudig: je krijgt geld of goederen in natura, en in ruil daarvoor lever je een prestatie, zoals reclame of publiciteit voor de sponsor. Voor je vereniging is dit een mooie manier om extra middelen te genereren, die bovendien onbelast zijn in de rechtspersonenbelasting.
Maar let op, er zitten addertjes onder het gras. Vooral op het vlak van btw en afspraken maken veel verenigingen fouten.
Wanneer word je als vzw of feitelijke vereniging btw-plichtig door sponsoring?
Stel: je plaatst het logo van de lokale bakker op de truitjes van je sportclub, en hij geeft daarvoor 500 euro. Vanaf het moment dat je reclame verkoopt via sponsoring, word je in principe btw-plichtig. Dat betekent dat je btw moet aanrekenen op de sponsorbijdrage en deze moet doorstorten aan de staat.
Gelukkig zijn er uitzonderingen. Je kan gebruikmaken van de kleine ondernemingsvrijstelling als je jaaromzet (uit economische activiteiten) onder de 25.000 euro blijft. Ook voor bepaalde verenigingen, zoals sport-, jeugd- en culturele verenigingen die sponsors binnenhalen voor activiteiten die georganiseerd worden om hun doel te financieren (de klassieke eetfeesten, tombola’s, kien- en bingoavonden,…)
Waarom vragen sponsors soms je jaarrekening op?
Het is niet ongewoon dat grote sponsors, zoals farmaceutische bedrijven, je jaarrekening opvragen. Dit doen ze niet om je te controleren, maar om hun eigen maatschappelijke verantwoordelijkheid te verantwoorden. Ze willen er zeker van zijn dat je vereniging financieel gezond is.
Daarnaast hanteren bepaalde sectoren, zoals de farmasector, strikte interne regels. Zo willen ze vaak controleren of hun sponsorbijdrage niet meer dan 50% van de totale inkomsten van je vereniging uitmaakt, om te voorkomen dat je als vereniging te afhankelijk wordt van één partner.
Hoe maak je goede afspraken?
Een veelgemaakte fout is dat afspraken met sponsors enkel mondeling worden gemaakt. Dat is vragen om problemen. Het is sterk aanbevolen om de afspraken altijd schriftelijk vast te leggen in een sponsorcontract.
Zet hierin duidelijk wat de sponsor geeft (bedrag of natura), wat de tegenprestatie van de vzw is (bijv. logo op website, vermelding in nieuwsbrief), en voor hoelang de overeenkomst geldt. Zo vermijd je discussies achteraf.
Voor de sponsor is dit contract ook cruciaal. Zij kunnen hun bijdrage fiscaal aftrekken als beroepskost, mits ze kunnen aantonen dat de sponsoring verband houdt met hun beroepsuitoefening en gericht is op het verwerven of behouden van inkomsten. Een goed contract is daarvoor het beste bewijs.
De kern van de zaak
Sponsoring is een uitstekende manier om je verenigingskas te spijzen, maar het is niet vrijblijvend. Wees je bewust van de btw-gevolgen als je reclame maakt voor je sponsors. Zorg altijd voor een schriftelijk sponsorcontract om misverstanden te vermijden en de sponsor de nodige fiscale bewijsstukken te bezorgen. En schrik niet als grote partners om je jaarrekening vragen; dit is een standaardprocedure om financiële gezondheid en onafhankelijkheid te toetsen.
