GDPR voor verenigingen - Welke documenten moeten opgemaakt worden?
Stappenplan
Zowel in een VZW als feitelijke vereniging moet men zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Om ervoor te zorgen dat je VZW of vereniging helemaal GDPR-proof is, ontwikkelden we een handig stappenplan.
Iventaris
Eén van de eerste stappen die je vereniging moet nemen, is het opmaken van de nodige documenten. Zo start je best met het opmaken van een inventaris van persoonsgegevens. Bij deze stap is het de bedoeling om in kaart te brengen welke persoonsgegevens je vereniging allemaal bijhoudt en hoe dat gebeurt. Zo dient je vereniging o.a. op te sommen van wie persoonsgegevens worden bijgehouden, welke persoonsgegevens worden bijgehouden, waar en hoe lang ze worden bewaard, wie toegang heeft, waarvoor ze gebruikt worden,…
Privacyverklaring
Verenigingen die persoonsgegevens verwerken, moeten de betrokkenen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt ook proactief informeren over een aantal zaken (bijvoorbeeld het gebruik van de persoonsgegevens, de rechten die elke betrokkene heeft,…). Dit gebeurt door een privacyverklaring. Deze privacyverklaring moet heel duidelijk, beknopt en transparant zijn en in eenvoudige taal zijn opgesteld. Belangrijk om te weten is dat de betrokkenen geen goedkeuring moeten geven voor deze privacyverklaring. Zij moeten er gewoon kennis van kunnen nemen.
De privacyverklaring moet verplicht een heel aantal gegevens bevatten. Om VZW’s en feitelijke verenigingen op weg te helpen, ontwikkelden we een modeldocument dat je kan gebruiken om de privacyverklaring van je vereniging te laten voldoen aan alle eisen.
Dataregister
In een dataregister maak je een overzicht van de persoonsgegevens die je verwerkt en bepaal je ook duidelijk waar ze vandaan komen, met wie ze gedeeld worden en op welke grond ze zijn verzameld. Het register moet op elk ogenblik een goed, duidelijk en juist overzicht geven van de verwerkte persoonsgegevens.
Het is een verplichting voor het bestuursorgaan van een vzw of voor het bestuur van een feitelijke vereniging. Het niet bijhouden en up-to-date houden van het dataregister kan gezien worden als een bestuursfout.
Er zijn verschillende manieren om een dataregister op te stellen. Zo kan je een betalend online programma gebruiken, beroep doen op een Excel-file die aangevuld kan worden of werken met een eenvoudig tekstdocument. Ook voor het dataregister ontwikkelden we een handig modeldocument waarmee je direct aan de slag kan.
Meer weten over GDPR?
Meer weten over GDPR ? Ontdek dan onze praktijkgerichte handleiding over de privacyverplichtingen voor vzw's en feitelijke verenigingen.
