E-Facturatie
Nieuwe regels rond elektronische facturatie staan voor de deur en dat kan je vereniging direct raken. Hier leggen we uit wat e-facturatie is, waarom dit wordt ingevoerd én welke verenigingen er klaar voor moeten zijn.
Wat?
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven en organisaties met een btw-nummer verplicht elektronische facturen via Peppol uitwisselen met andere organisaties die een btw-nummer hebben.
Ook een vereniging met btw-nummer moet dus klaar zijn om elektronische facturen via Peppol te sturen én te ontvangen.
Waarom deze verandering nu?
De Belgische overheid digitaliseert het facturatieproces om administratieve lasten te verminderen en fraudebestrijding te versterken. Er komt op die manier immers meer automatische controle, het gaat sneller, verkleint de kans op fouten en moet op termijn leiden tot een lagere kostprijs.
Voordelen e-facturatie via Peppol
- Minder administratie : snellere, foutloze verwerking; minder overtypwerk.
- Lagere kosten : e-facturen kunnen tot ~75% goedkoper zijn dan papier.
- Snellere betalingen : dankzij automatische verwerking bij de tegenpartij
Maar pas op: deze wijziging is geen kleine administratieve aanpassing. Het gaat om een structurele verandering die impact heeft op je boekhouding, je leveranciers én je inkomsten.
Maar met de juiste voorbereiding kan je er dus ook voordelen uit halen.
Wat is elektronische facturatie via Peppol precies?
Elektronische facturatie via peppol is méér dan “gewoon een factuur per email versturen”. De elektronische facturatie via Peppol vervangt de traditionele papieren facturen die momenteel via pdf, op papier of via e-mail verstuurd worden.
Een e-factuur heeft specifieke kenmerken:
- Gestandaardiseerd digitaal formaat (bijvoorbeeld: xml), geen pdf of afbeelding
- Verzonden via Peppol, dit is een beveiligd facturatienetwerk
- Automatisch verwerkbaar door boekhoudsoftware
- Bedoeld voor transacties tussen ondernemingen (en dus ook verenigingen) met btw-nummer
Het belangrijkste verschil met het huidige systeem is dat je in plaats van een factuur in Word/Excel, opslaat als PDF en mailt in de toekomst een facturatiesoftware gebruikt die automatisch het PEPPOL-formaat genereert.
Hoe gebeurt dat concreet? Via software!
In de praktijk kan je hier gewoon software voor gebruiken. In die software vul je de gegevens voor facturatie in en zullen deze gegevens automatisch in het juiste formaat worden gezet en verstuurd kunnen worden. De meeste boekhoudprogramma’s zijn hiervoor momenteel uitgerust.
Inspiratie nodig van software? zie verder. Check de lijst hier: bit.ly/4nh7kpv
Welke verenigingen zijn verplicht om te werken met e-facturatie via Peppol?
De gouden regel: in principe moeten enkel verenigingen met btw-nummer factureren met e-facturatie aan klanten die ook een btw-nummer hebben.
Jouw vzw IS verplicht als:
- Je vzw heeft een btw-nummer geactiveerd
- Je factureert aan andere btw-plichtige organisaties (bv bedrijven, vzw’s met btw-nummer,…)
- Let op: ook als je vereniging de vrijstellingsregeling heeft gekregen omdat de omzet van btw-plichtige activiteiten niet hoger is dan 25.000 euro, ben je formeel nog altijd btw-plichtig en val je onder de verplichting!
Jouw vzw is NIET verplicht als:
- Je vzw heeft geen btw-nummer
- Je vzw is volledig vrijgesteld van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek
- Voor alle handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 (lidgelden, occasionele activiteiten.)
- Je factureert alleen aan particulieren (facturen aan particulieren hoeven geen e-facturen te zijn)
Een praktisch voorbeeld:
Caranavalsvereniging de Stoempers VZW heeft een btw-nummer omdat ze ook grote evenementen organiseert en hiervoor heel wat inkomsten en sponsoring binnenhaalt. De aankoop van snoep voor de carnavalstoeten van een professionele leverancier zal via een elektronische factuur gebeuren die de leverancier via “Peppol” bezorgt. Indien de carnavalsvereniging een factuur uitreikt voor sponsoring aan een bedrijf, dan zal die factuur een e-factuur via Peppol moeten zijn. Wanneer de carnavalsvereniging een factuur verstuurt aan de leden voor de betaling van een kostuum, moet er geen e-factuur via Peppol worden opgemaakt.
Tijdslijn en voorbereidingen voor verenigingen die verplicht worden te werken met e-facturatie via Peppol.
Nu tot december 2025: Voorbereidingsfase
Met de volgende stappen bereid je je makkelijk voor:
- Controleer je software: Controleer of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt voor verzenden én ontvangen
- Zoek alternatieven: Heb je geen boekhoudprogramma? Zoek dan een erkend Peppol Access Point (zie verder)
- Denk aan ontvangst: Zorg dat je vanaf 2026 e-facturen kan ontvangen, ook als je er zelf (nog) geen verstuurt. Denk maar aan facturen van de telecomoperator of drankenhandel
- Start vroeg: Wacht niet tot 2026. Hoe vroeger je overstapt, hoe vlotter de overgang
Vanaf 1 januari 2026: Verplichte toepassing
Alle facturen tussen btw-plichtige ondernemingen moeten elektronisch verlopen via het Peppol-netwerk.
Sancties bij niet naleving?
Er zijn ook sancties indien je de bovenstaande verplichtingen niet nakomt. Let op: het gaat dan om het kunnen versturen én ontvangen van e-facturen via Peppol.
Mogelijke sancties
administratieve boete FOD Financiën
- Eerste overtreding: 1.500 euro
- Tweede overtreding: 3.000 euro
- Derde en volgende overtredingen: 5.000 euro
(tussen elke boete zit bufferperiode van drie maanden om je alsnog in regel te stellen)
geen aftrekbaarheid btw
- De btw die een vereniging met btw-nummer betaalt op een niet-conforme factuur (een factuur die niet voldoet aan de regels voor e-facturatie via peppol) is niet aftrekbaar.
Vaak gestelde vragen
"Wat als onze penningmeester niet technisch onderlegd is?"
- Moderne facturatiesoftware is ontworpen voor gebruiksvriendelijkheid. Veel providers bieden training aan.
"Kunnen we nog facturen naar leden sturen?"
- Facturen aan particuliere leden (zonder btw-nummer) kunnen nog steeds als PDF verstuurd worden.
"Wat als onze leverancier nog geen elektronische facturen kan versturen?"
- Dan moet je hem daarop attenderen. Leveranciers zijn net zo verplicht om over te schakelen.
Besluit
Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor elke Belgische vereniging met een btw-nummer bij transacties met andere btw-plichtige organisaties. Door nu de overstap te maken, voorkom je gedoe en boetes, en blijf je moeiteloos meedraaien met leveranciers en partners. Verenigingen zonder btw-nummer of die uitsluitend aan particulieren of voor vrijgestelde activiteiten factureren, vallen buiten deze verplichting.
