Vandaag moeten bepaalde personeelsleden die beroepsmatig in aanraking komen met minderjarigen al een uittreksel van het strafregister voorleggen aan de werkgever. Doorgaans kan men dit aanvragen in de gemeente waar men ingeschreven is in het bevolkingsregister.

In het kader van de aanpak van seksueel grensoverschrijdend gedrag besliste de Vlaamse regering eind 2021 dat ook bepaalde vrijwilligers, verenigingswerkers,… die structureel in aanraking komen met minderjarigen een uittreksel van het strafregister (model 2 van maximaal één maand oud) zullen moeten voorleggen.
Deze beslissing heeft dus ook impact op het verenigingsleven.

Van welke personen met uittreksel strafregister gecontroleerd worden?

Het uittreksel strafregister van elke medewerker moet gecontroleerd worden wanneer aan alle volgende voorwaarden voldaan is:

• De medewerker zal voor de organisatie activiteit uitvoeren die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen. Het is niet noodzakelijk dat de activiteiten uitsluitend op minderjarigen gericht zijn. Indien een deel van het doelpubliek van de activiteiten minderjarigen is, zal de controleverplichting gelden.
• De medewerker zal op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen.
• De medewerker is meerderjarig op het ogenblik van de aanstelling.  
• De medewerker wordt aangesteld door middel van een overeenkomst of éénzijdige benoeming. Het gaat dan over volgende personen en contracten:

1. medewerkers die via een arbeidsovereenkomst worden aangeworven (arbeiders,  bedienden en jobstudenten)
2. medewerkers met een overeenkomst inzake verenigingswerk (verenigingswerkerkers)
3. medewerkers die éénzijdig benoemd worden (statutaire ambtenaren)
4. student-stagiairs die met de betreffende stageplaats een overeenkomst sluiten
5. zelfstandigen waarmee een overeenkomst wordt afgesloten en die de activiteit zal verrichten in de organisatie;
6. vrijwilligers (met uitzondering van vrijwilligers in het jeugdwerk)

Uitzondering voor vrijwilligers binnen het jeugdwerk

De verplichting om het uittreksel strafregister van nieuwe medewerkers die structureel in aanraking komen met minderjarigen te controleren kent een uitzondering:
Organisaties binnen het jeugdwerk worden niet verplicht het uittreksel strafregister van vrijwilligers te controleren.

Let op: Deze uitzondering geldt enkel voor vrijwilligers in organisaties binnen het jeugdwerk en dus niet voor verenigingswerkers, jobstudenten,…

Let op: Organisaties die zowel een volwassenen- als jeugdwerking hebben, vallen buiten deze uitzondering en moeten de controle wel doen. 

Bijvoorbeeld: Harmonie Solsleutel VZW heeft naast het grote harmonieorkest ook een jeugdwerking waar jonge muzikanten kunnen musiceren. De VZW heeft een vrijwilligersovereenkomst afgesloten met een nieuwe dirigent voor de jeugdwerking. Omdat de harmonie niet uitsluitend uit een jeugdwerking bestaat, moet hier wel een controle uittreksel strafregister gebeuren. 

Elk jaar opnieuw controleren?

De verplichting geldt voor meerderjarige medewerkers die nieuw zijn binnen de organisatie of al actief waren, maar voorheen niet structureel in contact kwamen met minderjarigen en dat op een gegeven moment wel gaan doen.
 
Daarnaast moet er ook opnieuw een uittrekstel strafregister opgevraagd worden wanneer er een nieuwe overeenkomst wordt gesloten met meerderjarige medewerkers. 
Als er binnen de tijdspanne van één jaar meerdere overeenkomsten worden afgesloten, moet je niet bij elke nieuwe overeenkomst een nieuw uittreksel strafregister opvragen. 

Voorbeeld: Wanneer er in de periode van één jaar twee vrijwilligersovereenkomsten van een half jaar opgemaakt worden, moet er bij de tweede overeenkomst binnen hetzelfde jaar niet opnieuw het uittreksel strafregister opgevraagd worden. Wordt er na dat jaar opnieuw een vrijwilligersovereenkomst opgemaakt, dan moet er wel opnieuw een uittreksel strafregister opgevraagd worden.

Voorbeeld: Wanneer er elk jaar een nieuwe vrijwilligersovereenkomst opgemaakt wordt, moet er ook elke keer opnieuw een uittreksel strafregister opgevraagd worden.

Wanneer het een overeenkomst voor meerdere jaren is, moet je niet elk jaar opnieuw uittreksel strafregister opvragen.
Het opvragen van het uittreksel strafregister kan uitzonderlijk tijdens een lopende overeenkomst opnieuw worden opgevraagd als daar een gegronde reden voor is.

Wat te doen bij niet-blanco uittreksel strafregister?

Als het opgevraagde uittrekstel strafregister niet blanco blijkt te zijn, moet de organisatie een beoordeling maken, bij voorkeur in dialoog met de betrokkene.
Een persoon met een strafblad is niet sowieso een gevaar voor minderjarigen. Het is mogelijk dat bepaalde vermeldingen op het uittreksel geen invloed hebben op de omgang met minderjarigen.
In de beoordeling kan rekening gehouden worden met contextuele gegevens, het tijdsverloop sinds een mogelijke veroordeling en het feit of het gaat om een veroordeling voor feiten gepleegd ten aanzien van minderjarigen.

Vanaf wanneer gelden de nieuwe regels?

De nieuwe regels zijn van kracht vanaf 1 februari 2023.

Steven Matheï

VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.