Brieven over ongeautoriseerd fotogebruik - Zo reageert je vzw correct.
Steeds meer vzw's en feitelijke verenigingen ontvangen een brief waarin een gespecialiseerd bureau hen aanspreekt over het gebruik van een foto zonder licentie. De gevorderde bedragen lopen al snel op tot 500, 1.000 of zelfs 2.000 euro voor één enkele afbeelding. Herkenbaar? Je bent zeker niet de enige. Wij leggen uit hoe je als vzw hier correct op reageert.
Over welke bureaus gaat het?
In België en Europa zijn verschillende bureaus actief die namens fotografen, fotobureaus of beeldbanken het internet afspeuren naar ongeautoriseerd fotogebruik. De bekendste zijn:
- Rights Control (afdeling van het Franse Sucré Salé SAS, actief voor onder meer Stockfood);
- Visual Rights Group (voorheen Permission Machine);
- CopyrightAgent;
- Pixsy;
- PicRights;
- diverse advocatenkantoren die rechtstreeks optreden voor individuele fotografen of agentschappen.
Hoe ziet zo'n brief er uit?
De werkwijze van deze bureaus verschilt in de details, maar het stramien is vrijwel altijd hetzelfde.
De brief is doorgaans opgebouwd uit vier onderdelen:
- een basislicentievergoeding (bijvoorbeeld € 200 tot € 400);
- een opslag voor gebruik zonder voorafgaande toestemming (vaak 50% tot 100%);
- een opslag voor gebruik zonder correcte naamsvermelding van de fotograaf;
- onderzoeks- of administratiekosten (forfaitair, vaak € 150 tot € 300).
Het totaalbedrag loopt zo op tot drie- of viermaal de eigenlijke licentieprijs. De brief bevat meestal een antwoordtermijn van 7 à 14 werkdagen en verwijst naar gerechtelijke stappen indien niet tijdig wordt betaald.
Een concreet voorbeeld
Een kleine vzw plaatste in december 2020 op haar Facebookpagina twee aankondigingen voor een ledenactiviteit. De gebruikte achtergrondfoto — een afbeelding uit een internationale beeldbank — werd met tekst en logo bewerkt tot een uitnodigende visual.
Ruim vijf jaar later, in maart 2026, ontving de vzw een brief van een handhavingsbureau met een vordering van meer dan 800 euro. Als bewijsmateriaal zaten er een handelsregisterattest en een algemene verklaring van een tussenvennootschap bij.
Bij nader onderzoek bleek echter:
- de naam van de fotograaf werd nergens vermeld — enkel een collectieve benaming;
- de keten van rechten (van fotograaf → beeldbank → handhavingsbureau) werd niet bewezen;
- de publicaties dateerden van meer dan vijf jaar geleden, wat vragen oproept rond verjaring;
- de gevorderde basislicentie lag ruim hoger dan de officiële tarieven van de beeldbank zelf.
Na een gemotiveerd antwoordschrijven werd het dossier voor een fractie van het oorspronkelijke bedrag afgesloten.
Zes stappen die elke vzw zou moeten volgen
1. Negeer de brief niet
Een brief van een handhavingsbureau is geen spam. Niet reageren leidt tot bijkomende incassokosten, nieuwe aanmaningen en eventueel een gerechtelijke procedure via hun juridische partners. Antwoord dus altijd binnen de gestelde termijn — al is het maar om bewijsstukken op te vragen.
2. Betaal niet zomaar
Klakkeloos betalen wordt beschouwd als erkenning van de vordering. Daarmee verlies je de mogelijkheid om het bedrag achteraf te betwisten. Ook een eerste "kleine" betaling kan later tegen je gebruikt worden.
3. Verwijder de foto onmiddellijk
Verwijder de foto van je website of sociale media en maak screenshots van de verwijderde pagina's (met datum). Doe dit uitdrukkelijk zonder erkentenis: vermeld in je antwoord duidelijk dat de verwijdering een voorzorgsmaatregel is en geen erkenning van schuld inhoudt.
4. Vraag het volledige bewijs op
Elke vzw heeft het recht om bewijsstukken op te vragen. Concreet:
de naam van de fotograaf (een natuurlijke persoon, geen collectieve benaming);
de schriftelijke overdracht- of licentieovereenkomst tussen de fotograaf en de beeldbank;
het specifieke mandaat waaruit blijkt dat het handhavingsbureau exclusief gemachtigd is voor déze foto;
screenshots met URL, datum en tijdstip van het beweerde gebruik;
de creatiedatum van de foto en de periode van gebruik.
Zonder deze stukken staat de vordering juridisch op losse schroeven.
5. Toets de hoogte van het bedrag
Het Belgisch auteursrecht (artikel XI.335 WER) voorziet in vergoeding van werkelijk geleden schade — niet in forfaitaire boetes. De Europese Handhavingsrichtlijn (art. 13) vereist bovendien dat de vergoeding in verhouding staat tot de inbreuk. Voor een kleine vzw die een foto toont op een ledenevenement zonder commercieel oogmerk, zijn professionele commerciële tarieven doorgaans manifest ongeschikt.
Tip: kijk op de website van de beeldbank zelf welke prijs zij effectief aanrekenen voor een licentie. Dat bedrag is je ijkpunt.
6. Antwoord gemotiveerd en schriftelijk
Stuur een formeel antwoordschrijven per e-mail (bij voorkeur met leesbevestiging) waarin je:
- de vordering onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis afwijst;
- de bewijsstukken opvraagt;
- de termijn laat opschorten tot ontvangst van die stukken;
- eventueel een redelijk tegenvoorstel doet (meestal een fractie van het oorspronkelijke bedrag).
In de praktijk leidt dit vaak tot ofwel radiostilte, ofwel een substantieel verlaagd schikkingsvoorstel.
Hoe voorkom je zo'n claim in de toekomst?
Voorkomen is uiteraard beter dan genezen. Een paar eenvoudige richtlijnen voor elke vzw:
- Gebruik enkel foto's waarvan je zelf de rechten bezit (eigen foto's, foto's van leden met schriftelijke toestemming) of foto's onder een duidelijke licentie (Creative Commons, Unsplash, Pexels, betaalde beeldbanken);
- Werk de licentievoorwaarden correct af: vermeld de fotograaf waar dat vereist is, en respecteer het toegelaten gebruik (sommige "gratis" foto's mogen niet voor commerciële doeleinden);
- Zoek nooit foto's via Google Afbeeldingen om ze rechtstreeks op je website of sociale media te plaatsen. Die foto's zijn in de meeste gevallen auteursrechtelijk beschermd;
- Hou een intern register bij van welke foto's je gebruikt en waar ze vandaan komen. Zo kan je bij een eventuele claim snel aantonen dat je rechtmatig handelde.
Conclusie
Een brief van een handhavingsbureau is nooit aangenaam, maar zeker geen reden tot paniek. Reageer snel, betaal niet zomaar, vraag bewijsstukken op en betwist op een onderbouwde manier. De vorderingen zijn in veel gevallen buitenproportioneel in vergelijking met de werkelijke marktwaarde van de foto — zeker voor kleine VZW's met een niet-commercieel gebruik.
