Opstellen van de boekhoudkundige documenten (inventaris en jaarrekening)

De inventaris

Naast het opstellen van een begroting en het bijhouden van een dagboek, is het opstellen van de inventaris een derde verplichting van de raad van bestuur van een vzw die een vereenvoudigde boekhouding voert.

WAT?

Minstens eenmaal per jaar moet een kleine vzw een inventaris opmaken. Een inventaris is de vaststelling van alle fysische bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de vereniging op een bepaald moment. Een inventaris wordt meestal opgedeeld in een kolom bezittingen en een kolom schulden. Verder zal men ook een onderverdeling dienen te maken tussen de rechten en de verplichtingen.

WAAROM?

De wetgever heeft deze verplichting omwille van drie redenen ingevoerd:

  • zodat een buitenstaander een globaal beeld zou kunnen krijgen van de financiële toestand van een vzw
    Daarom is het verplicht om de eigendommen, schulden, vorderingene n rechten samen te brengen op een lijst, genaamd de inventaris.
  • de inventaris is de basis om de "staat van vermogen" op te stellen 
    De staat van vermogen is een onderdeel van de jaarrekening die jaarlijks verplicht moet worden neergelegd.
  • de inventaris is een manier om het criterium "balanstotaal" in te vullen, wanneer men moet beslissen tot welk categorie van vzw men behoort.

WANNEER OPMAKEN?

Het tijdstip waarop men de inventaris moet opmaken is vrij. Het dient wel jaarlijks te gebeuren. In de praktijk wordt de inventaris meestal op het einde van het boekjaar opgemaakt, aangezien dan ook de "staat van vermogen" dient te worden opgesteld.

DE WAARDERING

De inhoud van de inventaris moet gewaardeerd worden. Met andere woorden: iedere bezitting, vordering, schuld en verplichting moet een prijskaartje krijgen. Om dit te vergemakkelijken heeft de wetgever een aantal waarderingsregels opgemaakt, die hetzelfde zijn als bij het invullen van de "staat van vermogen"

De jaarrekening

Naast het opstellen van een begroting, bijhouden van een dagboek en het opmaken van een inventaris, is het opmaken van de jaarrekening een volgende verplichting van de raad van bestuur van een vzw die een vereenvoudigde boekhouding voert.

De jaarrekening moet jaarlijks neergelegd worden ter griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft. Hierdoor krijgen buitenstaanders een zicht op de officiële financiële situatie van de vzw.

HOE?

De jaarrekening bestaat uit twee delen:

  • de staat van ontvangsten en uitgaven

Hierdoor krijgt men een beeld van de effectieve bewegingen in contant geld en op de zichtrekeningen van de vzw.
De ontvangsten en uitgaven die men opneemt in het dagboek worden ondergebracht binnen een bepaalde categorie. Bij ontvangsten heeft men bijvoorbeeld de categorieën "lidgeld, "schenkingen en legaten", "subsidies" en "andere". Bij de uitgaven 'goederen en diensten", bezoldigingen", "diensten en diverse goederen" en "andere".

  • de toelichting

De toelichting bestaat wederom uit twee delen:

1.   de staat van vermogen

De "staat van vermogen" geeft een overzicht van de daadwerkelijke bezittingen, schulden, verbintenissen en rechten van de vzw. Deze gegevens komen immers niet tot uiting bij de "staat van ontvangsten en uitgaven".

 2.  de waarderingsregels

De hierboven vernoemde bezittingen, schulden, verbintenissen en rechten in de "staat van vermogen" moeten op één of andere manier in geld moeten worden uitgedrukt. Daarvoor heeft men de waarderingsregels opgesteld.
De raad van bestuur moet deze regels opstellen en weergeven in de toelichting. Men kan de waarderingsregels vrij invullen, zolang men rekening houdt met de principes van voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw.

Bijvoorbeeld
Indien de vzw beloofde subsidies of schenking wil inboeken, moet de vzw er zich van gewissen in welke mate deze zeker zijn, en wat de waarde is, alvorens men deze inboekt. In subsidie die men al verschillende jaren van de gemeente krijgt na indienen van een dossier, zal ingeboekt kunnen worden, ook al is ze nog niet ontvangen, maar is het wel zeer waarschijlijk dat deze subsidie verkregen zal worden.


Onbeperkte toegang tot vereniginginfo.be artikels? Registreer jezelf nu.

Bij het nemen van een abonnement op vereniginginfo krijg je toegang tot een heel wat artikels vol interessante thema's, schema's, filmpjes,...

Registreer jezelf nu