Opstellen van boekhoudkundige documenten (begroting en dagboek)

Opstellen van de boekhoudkundige documenten

Een vzw kan boekhoudkundig bestempeld worden als een kleine, grote of zeer grote vzw. De manier van boekhouden hangt af van de categorie waartoe de vzw behoort. Voor elke categorie heeft de wetgever namelijk verplichtingen ingevoerd. De verantwoordelijkheid om deze verplichtingen na te komen ligt volledig bij de raad van bestuur.

De kleine vzw

De raad van bestuur van een kleine vzw moet ten eerste een belangrijke keuze maken: zal men de door de wet opgelegde vereenvoudigde boekhouding voeren of kiest men bewust en vrijwillige voor de dubbele boekhouding? Indien men voor een vereenvoudigde boekhouding kiest, moet men verplicht volgende documenten opstellen en bijhouden:

  • de begroting
  • het dagboek
  • de inventaris
  • de jaarrekening

Indien men vrijwillig kiest voor een dubbele boekhouding, zal men de wettelijke voorschriften inzake het dubbel boekhouden moeten naleven. Een nadeel van het voeren van een boekhouding volgens de regels van het dubbel boekhouden in dat deze complexer zijn dan de regels voor het voeren van een enkelvoudige boekhouding.

Het voordeel van het opteren voor het gebruik van een dubbele boekhouding is het feit dat deze in sommige situatie vereist is (bv. indien de vzw een belastingplichte is, voor btw-doeleinden), waardoor sommige vzw's indien ze kiezen voor een vereenvoudigde boekhouding, soms toch nog een extra dubbele boekhouding moeten voeren. Boekhouden volgens de principes van het dubbel boekhouden kan tevens nuttig zijn bij het opmaken van een inventaris (dtaat van vermogen).   

Als men besluit om een dubbele boekhouding te volgen, moet men de regels van het KB van 19 december 2003 volgen. De gevolgen hiervan zijn:

  1. de jaarrekening en het dagboek moeten worden opgesteld volgens het opgelegde model
  2. de keuze geldt voor minimum drie opeenvolgende boekjaren
  3. de keuze en de gevolgen ervan worden vermeld en verklaard in de "toelichting", een onderdeel van de jaarrekening
  4. een eventuele latere terugkeer naar de vereenvoudigde boekhouding moet worden toegelicht en vermeld in de "toelichting"
  5. een kleine vzw die kiest voor een dubbele boekhouding moet deze niet neerleggen bij de Nationale Bank van België (i.t.t. grote en zeer grote vzw's), maar bij de griffie van de rechtbank van het arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft
  6. indien men kiest voor een dubbele boekhouding is die kezue volledig

De grote en zeer grote vzw

De grote en zeer grote vzw's moeten binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België. Op de website van de Nationale Bank van België vindt men de vereiste modellen.
Hierbij voegt men ook een lijst met de namen en de voornamen van de bestuurders, evenals de namen en de voornamen van de commissarissen in functie. Ook het eventuele verslag van deze commissarissen wordt hierbij gestoken.
De neerlegging bij de Nationale Bank is niet gratis.
De griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft, krijgt van de Nationale Bank van België een bevestiging van neerlegging. Deze bevestiging wordt dan in het vzw-dossier gestoken.

De begroting

De raad van bestuur is verplicht om jaarlijks een begroting op te stellen. Deze begroting moet naderhand worden goedgekeurd door de algemene vergadering.

Wat?

In een begroting maakt de raad van bestuur een voorspelling van de te verwachten uitgaven en inkomsten voor een volgend jaar. Deze voorspellingen worden dan ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. Indien de begroting wordt goedgekeurd, liggen de financiële grenzen voor het goedkeurde begrotingsjaar vast. Binnen deze grenzen moet de raad van bestuur dan de vzw besturen, aankopen doen, activiteiten organiseren, ...

Inhoudelijk?

De begroting dient een getrouw beeld te geven van het beleid dat de raad van bestuur wil voeren.Er bestaan echter geen wettelijke voorwaarden omtrent de inhoud of de vorm van de begroting. 

Inhoudelijk bestaan er in de praktijk twee systemen:  

  • Men baseert de begroting op de "staat van ontvangsten en uitgaven"

De "staat van ontvangsten en uitgaven" is een onderdeel van de jaarrekening van de vzw, dat elk jaar moet worden opgesteld ( zie ook :de jaarrekening.) 
Het voordeel van deze optie is dat er nadien een goede vergelijking kan worden gemaakt tussen de begroting en de jaarrekening. De begroting legt namelijk de financiële grenzen op voorhand vast, terwijl de jaarrekening de werkelijkheid achteraf weergeeft.
Het nadeel is dat er geen overzicht zal zijn van de kosten en de opbrengsten van de georganiseerde activiteiten. Alle inkomsten en uitgaven van de diverse activiteiten worden namelijk samengeteld.

  • Men stelt de begroting op per activiteit

Men somt eerst de activiteiten op en de daaruit te verwachten opbrengsten. Vervolgens bepaalt men dan de kosten die daaraan verbonden zijn.
Het voordeel van deze optie is dat men een helder overzicht heeft van de te verwachten uitgaven en kosten per activiteit. Dit bespaart veel moeite in bepaalde gevallen, aangezien men regelmatig een begroting per activiteit moet maken (e.g. om kans te maken op subsidies).

Het nadeel is dat men moeilijker een vergelijking kan maken tussen de vooraf gemaakt begroting en de jaarrekening achteraf.

Waarom?

Omdat de raad van bestuur verplicht is om een begroting op te maken en ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene vergadering van de vzw, en dit binnen de zes maanden na afsluiting van dat boekjaar.

Omdat een begroting de bewegingsvrijheid van de raad van bestuur bepaalt. De raad van bestuur heeft, bij een goedgekeurde begroting, toestemming van de algemene vergadering om noodzakelijke maatregelen te nemen en uitgaven te doen binnen de begroting.

Volledigheidshalve kan de begroting een handig vergelijkingsdocument zijn. Het geeft de raad van bestuur en de algemene vergadering de mogelijkheid om de werkelijke uitgaven en inkomsten te vergelijken met de geplande uitgaven en inkomsten, zodat men ten gepaste tijde kan ingrijpen en corrigeren.

Het dagboek

Naast het opstellen van een begroting, moet een kleine vzw een dagboek bijhouden.

Een dagboek bestaat uit twee delen:

  1. de uitgaven
  2. de ontvangsten.

Uitgaven zijn de liquide middelen die een vzw uitgeeft.
Ontvangsten zijn de liquide middelen die een vzw ontvangt.
Ontvangsten en uitgaven, zowel in cash als via de zichtrekening, dienen opgenomen te worden.

Principes

Het opmaken van een dagboek verloopt aan de hand van volgende pricipes :

  1. het voeren van een kasboekhouding: enkel indien een verrichting effectief gebeurt, dient dit geregistreerd te worden.
  2. altijd onmiddelijk inschrijven, zonder enig uitstel
  3. altijd voorzichtig en getrouw inschrijven
  4. iedere verrichting individueel inschrijven: indien er drie uitgaven worden gedaan op één dag, dienen ze alledrie individueel genoteerd worden.
  5. alle verrichtingen chronologisch inschrijven
  6. compensaties zijn verboden: om er voor te zorgen dat de aard van alle transacties duidelijk is en nagegaan kan worden, mogen geen positieve bedagen met negatieve bedragen gecompenseerd worden.
  7. continuïteit van de inschrijvingen

Model

Een kleine vzw moet een vereenvoudigde boekhouding voeren. praktisch is het aan te raden om 2 dagboeken te voorzien: een dagboek met alle ontvangsten en een dagboek met alle uitgaven. Aan volgende vereisten moet ook steeds voldaan zijn:

  • elk boek moet men nummeren en voorzien van de naam, de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer van de vzw
  • ieder jaar moet men het dagboek laten ondertekenen door een persoon of personen die de vzw kunnen vertegenwoordigen
  • het dagboek chronologisch bijhouden
  • iedere inschrijving gaat gepaard met een verwijzing naar het verantwoordingsstuk (kasticket, factuur, rekeninguittreksel,..)
  • geen blanco plaatsen/regels in het dagboek
  • de originele boeken en verantwoordingsstukken dienen gedurende 7 jaren te worden bewaard, waarvan de termijn start op 1 januari van het jaar na afsluiting van het boekjaar.

Onbeperkte toegang tot vereniginginfo.be artikels? Registreer jezelf nu.

Bij het nemen van een abonnement op vereniginginfo krijg je toegang tot een heel wat artikels vol interessante thema's, schema's, filmpjes,...

Registreer jezelf nu