Het vzw-dossier opmaken en bijhouden

Het vzw-dossier opmaken en bijhouden

VZW-DOSSIER

Wat is een vzw-dossier?

De raad van bestuur heeft een verplichting om een vzw-dossier op te maken en op te volgen.

Een vzw-dossier bestaat uit 3 onderdelen:

  1. ledenregister;
  2. verslagen en beslissingen van de algemene vergadering, de raad van bestuur, het dagelijks bestuur (indien men hiervoor geopteerd heeft) en de vertegenwoordigers van de vzw (indien men hiervoor geopteerd heeft);
  3. boekhoudkundige stukken.

Moet het vzw-dossier ook neergelegd worden?

Neen. Het vzw-dossier moet bijgehouden worden op de zetel van de vzw en is daar raadpleegbaar voor alle werkende leden, tenzij een commissaris (bedrijfsrevisor) werd benoemd. Om het vzw-dossier in te kijken moet er een schriftelijk verzoek verstuurd worden aan de raad van bestuur. Eens de raad van bestuur op de hoogte is, wordt er een datum overeengekomen waarop het dossier ingekeken kan worden.

LEDENREGISTER

De raad van bestuur heeft dus de verplichting om een ledenregister aan te maken van de werkende leden van de vzw, waardoor alleen zij in het ledenregister voorkomen. Voor de toegetreden leden is dus geen register verplicht, al raden we wel aan dat er ook een lijst van toegetreden leden wordt bijgehouden.

Inhoud

Het ledenregister bevat de volgende gegevens:

  • naam, voornamen en woonplaats van de werkende leden die een natuurlijke persoon zijn
  • naam, rechtspersoon en het adres van de maatschappelijke zetel van de werkende leden die een rechtspersoon zijn
  • datum toetreding
  • datum uittreding wegens ontslag, uitsluiting of overlijden

Waarom?

Het ledenregister dient als bewijs van het lidmaatschap de werkende leden. Zodra men voorkomt in het ledenregister, wordt men officieel beschouwd als werkend lid. Hierdoor bezit men de rechten van een werkend lid, zoals het stemrecht, het recht om de algemene vergadering bij te wonen, enz.

Het originele exemplaar

Het originele ledenregister is verplicht te bewaren door de raad van bestuur op de maatschappelijke zetel van de vzw. Veranderingen in het ledenregister moeten verplicht binnen de acht dagen na kennisgeving worden aangebracht in het ledenregister door de raad van bestuur. Het is belangrijk dat de raad van bestuur deze veranderingen goed registreert, aangezien het ledenregister het officiële bewijs van het lidmaatschap van een werkend lid is.

Sancties

De sancties voor het niet hebben van een ledenregister op de zetel van de vzw

  • eventuele ingestelde vorderingen bij de rechtbank worden gestaakt tot het ledenregister in orde is binnen de termijn die de rechtbank oplegt.
    Indien de vorderingen niet worden gestaakt, worde ze onontvankelijk verklaard. Dit wil zeggen dat de rechter niet zal oordelen over de gegrondheid van een vordering 
  • eventuele ontbinding van de vzw omdat de vzw-wet wordt geschonden
  • mogelijke aansprakelijkheid van de raad van bestuur ten opzichte van de vzw zelf of ten opzichte van derden

Clausule

Het wordt aangeraden om een clausule te voorzien die de leden verplicht om elke wijziging van persoongegevens onmiddelijk door te geven aan de raad van bestuur.

VERSLAGEN EN BESLISSINGEN

Het vzw-dossier bevat alle verslagen en beslissingen, ook wel notulen genoemd, van de algemene vergadering, de raad van bestuur, het dagelijks bestuur (indien men hiervoor geopteerd heeft) en de vertegenwoordigers van de vzw (indien men hiervoor geopteerd heeft).

De sancties zijn dezelfde als bij het niet bijhouden van een ledenregister.

BOEKHOUDKUNDIGE STUKKEN

Het vzw-dossier bevat ook de volledige boekhouding.
De boekhouding bevat de volgende stukken:

  • begroting
  • dagboek
  • inventaris
  • jaarrekening

Voor meer uitleg over deze documenten, kunnen we verwijzen naar de fiches over de boekhoudkundige verplichtingen van een vzw.


Onbeperkte toegang tot vereniginginfo.be artikels? Registreer jezelf nu.

Bij het nemen van een abonnement op vereniginginfo krijg je toegang tot een heel wat artikels vol interessante thema's, schema's, filmpjes,...

Registreer jezelf nu